Imagem com mãos assinando um documento em uma tela de software para ilustrar As funcionalidades essenciais de um software de gestão eletrônica de contratos

As funcionalidades essenciais de um software de gestão eletrônica de contratos - Parte 1

Compartilhe este conteúdo:

Se você está envolvido com o processo de gestão dos contratos de sua empresa, e quer tornar este processo mais ágil, eficiente, seguro e com menos papel, sabe que precisa tornar este processo eletrônico. E neste cenário, seu próximo passo é implementar um software para suportar a gestão eletrônica de contratos.

A Associação Nacional dos Gestores de Contratos (ANGC), destaca um ponto muito importante que que é o papel da tecnologia da informação e o suporte digital como grande mobilizador para a otimização dos processos. O desafio nas empresas é utilizar ferramentas adequadas para o apoio da gestão de contratos.

Sabemos da importância deste assunto para você, responsável pela gestão de contratos. Por isso, decidimos ajudá-lo na busca pela melhor opção. Esta decisão requer investimento e tempo na avaliação das opções, e queremos que você acerte de primeira!

Neste post, selecionamos para você 10 valiosos fatores que você deve levar em conta na escolha de um sistema de gestão de contratos eletrônicos.

1 - Mobilidade

Mobilidade é uma necessidade básica para dar eficiência a gestão de contratos eletrônicos. Fique atento! Obter assinaturas feitas em qualquer lugar pelas partes envolvidas no contrato, é fator competitivo.

Chega de tempo perdido com contratos  enviados pelo correio ou pelos motoboys, entre os envolvidos e entre os cartórios depois de assinados, devolvidos pelo correio ou pelo motoboy, e um responsável no departamento de contratos ou jurídico precisa fazer esse controle de envio e recebimento.

Exija mobilidade e permita que seus contratos sejam assinados e acompanhados de qualquer local.

2 - Segurança, muita segurança

Os melhores softwares jurídicos devem apresentar a garantia da segurança no processo de gestão do contrato eletrônico e possibilitar:

  • Controlar versionamento dos documentos e contratos;
  • Organizar a hierarquia de aprovadores e controle de segurança  e parametrizar quem pode fazer alterações nos documentos;
  • Personalizar as informações do contrato, com a opção de acesso de determinada pessoa por campo de informação no contrato;
  • Permitir trilha de auditoria onde é possível verificar quem acessou quais informações, e quais as alterações realizadas por data;
  • Reconhecer assinaturas digitais através da biometria por íris, impressões digitais e pelo reconhecimento da assinatura manuscrita;
  • Digitalizar documentos que devem ser criptografados;
  • Permitir assinatura com o dedo ou caneta específica, em um dispositivo específico ou um tablet, e o software memorizar a assinatura;
  • Realizar reconhecimento da pessoa comparando as assinaturas, e eliminar a possibilidade de fraude com a assinatura biométrica.

Um software jurídico seguro não é opcional, é essencial.

3 - Workflow

Um boa solução de gestão de contratos eletrônicos viabiliza:

  • Montagem de um fluxo de aprovação para obtenção de assinaturas (workflow);
  • Aprovação automática da coleta de assinaturas digitais, através da verificação e conferência dos representantes legais, e seus poderes de aprovação;
  • Controla a validade de toda a documentação requerida pela operação, sem a necessidade de intervenção humana

4 - Integração com cartórios

Hoje já existem soluções preparadas para integrar com os cartórios. A exigência é que o próprio cartório esteja preparado com infra-estrutura para se conectar a soluções de Gestão Eletrônica de Documentos, e com a certificação digital implementada em seus servidores e equipamentos computacionais.

Fazer esta modernização, ainda é uma opção dos cartórios. Temos certeza, que com crescimento do número de empresas privadas a implementarem soluções de GED, certificação digital e assinaturas biométricas, os cartórios naturalmente se sentirão obrigados a se modernizar e investir em tecnologia.  É um caminho sem volta!

Com esta tecnologia implementada, o cartório recebe o documento em formato eletrônico e devolve da mesma forma. Você já imaginou a economia de tempo ao deixar de ir pessoalmente ao cartório? Por isso, a importância de escolher já um software jurídico que contemple esta funcionalidade faz toda a diferença.

5 - Alerta do vencimento de prazos dos contratos

Um software de gestão de contrato eletrônico garantem que será seguido um fluxo de aprovações de cada documento, com avisos e alertas de prazo para assinaturas.

Desta forma, é possível melhor negociação nas renovações, conforme apresentado no item 4. Adeus perda de prazos.

E é isso!

Não perca nossa próxima publicação! Como são itens muito importantes, estamos trabalhando com o maior cuidado as outras 5 funcionalidades para você.  Até lá, se você quiser começar já a fazer um teste com uma solução simples e eficaz clique aqui.

Se você tem interesse em mais informações sobre gestão eletrônica de contratos, leia este artigo: Paradigmas da gestão de contratos eletrônicos.

Se preferir faça o download gratuito do eBook com detalhamento da lei, paradigmas, benefícios da gestão eletrônica de contratos e como você pode começar já e de forma eficiente a usufruir destes benefícios: Contrato Eletrônico: Descubra já os benefícios que o contrato eletrônico pode trazer para você e sua empresa.



Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.