Sistema de automação do escritório de advocacia: como implementar?

06/06/2024
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06/06/2024
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10 minutos

Segundo o Censo Jurídico de 2023, mais de 58% dos escritórios de advocacia hoje no Brasil usam um sistema de automação do escritório de advocacia. Este dado demonstra que, os escritórios de advocacia no país estão se atualizando e aderindo à tecnologia em seu trabalho.

O uso das tecnologias, conforme pesquisa de retorno sobre investimento (ROI) feita aqui na Projuris, permitiu maior celeridade nas entregas das atividades e redução considerável na perda de prazos dos escritórios.

Logo, se você tem um escritório e ainda não aderiu à automação jurídica, nosso cliente, Dr. Jader Aldrin Evangelista Marques afirma que você “está perdendo tempo”.

Nesse artigo, te conto mais sobre o que é um sistema de automação do escritório de advocacia e como implementar no seu negócio.

O que é um sistema de automação do escritório de advocacia?

A automação é uma maneira de realizar atividades sem a necessidade de uma intervenção humana, ou seja, é uma forma de programar atividades para que um robô as realize. Logo, no universo jurídico se trata da automatização de certas atividades morosas que travam a produção na advocacia.

É importante destacar, antes de falar, o que é um sistema de automação do escritório de advocacia que, a automação não substitui o advogado. Pelo contrário! Ele vem para auxiliar a produção jurídica.

Um sistema de automação do escritório de advocacia é, então, uma ferramenta que auxilia na automatização das atividades jurídicas, melhorando a produtividade e aumentando o tempo para as atividades na advocacia.

8 Tipos de sistemas de automação do escritório de advocacia para implementar agora

Atualmente, no mercado brasileiro, contamos com inúmeros sistemas de automação do escritório de advocacia e muitos profissionais acabam com a dúvida sobre qual deles implementar no negócio. Por isso, neste artigo te darei dicas de algumas automações interessantes e como você pode implementá-las no seu negócio.

Software de gestão jurídica

Um sistema de automação do escritório de advocacia já conhecido por boa parte dos escritórios é o software de gestão jurídica. Isso porque, os softwares jurídicos foram uma das principais inovações no mundo do direito, trazendo facilidade para os escritórios na gestão de processos, controle de prazos, controle de intimações e toda a parte da gestão processual.

Além disso, alguns softwares jurídicos possuem funcionalidades que auxiliam em outra atividades para além da gestão de processos, como, por exemplo, sistemas que contam com área do cliente, onde o cliente pode fazer seu autoatendimento. Também podem contar com inteligência artificial, para auxiliar na produção de determinadas atividades, como na produção de peças processuais, podem possuir módulos financeiros, entre muitas outras funções que auxiliam na administração do escritório de ponta a ponta.

Software para peticionamento

Outro sistema de automação de escritórios de advocacia que auxilia muito no ganho de tempo do escritório são os sistemas de peticionamento eletrônico. Isso porque, esses sistemas conseguem fazer o peticionamento eletrônico de forma automática.

No PeticionaMais, por exemplo, é possível ainda fazer o peticionamento, inclusive se o site do tribunal estiver fora do ar. Isso porque, o sistema conta com uma tecnologia que automatiza as tentativas de envio da petição, não sendo necessário o trabalho de um humano para enviar novamente.

Sistema de jurimetria e jurisprudência

Os sistemas de jurimetria são ferramentas que auxiliam os advogados a fazer análises estatísticas de jurisprudências. Eles atuam, então, por meio de tecnologias que buscam decisões judiciais em todo o país e fazem uma previsão de resultado para cada caso.

Dessa forma, é possível melhorar as ações dos casos judiciais do escritório jurídico e contar com sistema de automação do escritório de advocacia que ajuda na previsibilidade nos casos, entender o perfil decisório dos juízes, e claro, aumento dos ganhos de processos. O aumento de ganhos tem como consequências positivas a satisfação do cliente e o aumento nos lucros.

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Sistemas de armazenamento em nuvem

Os escritórios de advocacia, de maneira geral, passaram muitos anos com um acúmulo de documentos imenso. Por essa razão, quando as tecnologias de armazenamento em nuvem surgiram, a digitalização dos escritórios foi inevitável, já que, além de garantir maior segurança das informações, reduz o espaço necessário para armazenamento de documentos em papel.

Assim, ferramentas como alguns softwares jurídicos e também, sistemas de armazenamento em nuvem, como Google Drive ou SharePoint surgiram, e facilitaram esse armazenamento, o espaço, o tempo gasto na procura de documentos e ainda, permitiram maior preservação ambiental devido à redução de uso de papéis.

Sistema de contratos

Outro tipo de sistema de automação do escritório de advocacia é o software de contratos. Esses sistemas auxiliam no armazenamento e na produção dos mais variados tipos de contrato, além de contar, com inteligência artificial, permitir a assinatura destes e ainda, fazer a troca de contratos entre negociantes e facilitar a leitura dos contratos que chegam para a empresa de forma simples, por meio das marcações feitas pela tecnologia.

O Projuris Contratos, por exemplo, atua com:

  • Alertas personalizados;
  • Resumo das principais informações do contrato e busca filtrada;
  • Dashboard integrado para acompanhar status, vigência, fornecedores e requisições.

Softwares para assinaturas digitais de documentos jurídicos

Segundo o censo jurídico de 2023, as assinaturas digitais são utilizadas por 64% dos escritórios de advocacia respondentes da pesquisa.

Fato é que, se você faz parte dos que ainda não contam com esse sistema de automação do escritório de advocacia, você – ou seu cliente – perdem bastante tempo de deslocamento, além de ter que organizar os encontros para as assinaturas de contrato.

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Já quem utiliza um sistema de assinatura digital, consegue fazer isto de maneira simples, enviam o contrato por e-mail para assinatura e retornando, este em alguns minutos.

Aplicativos para comunicação interna e externa na advocacia

Também é comum que os escritórios de advocacia utilizem aplicativos de mensagem como o WhatsApp e outros sistemas de automação para melhorar a comunicação do escritório, seja interna ou com os clientes.

Para clientes e prospecções, existem, além do WhatsApp, as automações de Chatbots e ambientes próprios para consulta dos clientes. Por exemplo, os escritórios que usam o sistema Projuris ADV, contam com a “área do cliente”, por onde o cliente pode se autoatender e ver as informações do processo em que ele é partícipe.

Já em usos internos, inúmeras plataformas auxiliam na comunicação, os próprios softwares jurídicos contam com sessão de comentários, para deixar recados ao restante da equipe. Mas, muitos escritórios utilizam outras ferramentas como Slack, zoom, Google meet, Microsoft Teams, entre outros.

Inteligência Artificial para advogados

Por fim e não menos importante, não exatamente um sistema de automação de escritório de advocacia, mas uma ferramenta que está sendo muito comentada nos últimos meses, a inteligência artificial é uma tecnologia de grande auxílio na automação da advocacia.

Seja por meio de buscas de jurisprudência, para auxílio na criação de vídeos e textos para o marketing jurídico, produção de peças processuais e visual law, entre outras atividades que podem ser realizadas dentro das inúmeras IA’s existentes no mercado, a automação jurídica proporcionada pela IA, pode auxiliar de ponta a ponta os escritórios de advocacia.

Vantagens do uso de sistema de automação de escritório de advocacia

Ao longo do texto, fui demonstrando inúmeras vantagens do uso de sistema de automação de escritório de advocacia. A verdade é que, sim, a automação traz celeridade e melhora a qualidade da produção jurídica.

Primeiro porque, com auxílio para a realização de certas atividades, como a produção de peças jurídicas, o advogado ganha tempo para estudar o caso, por exemplo. Além disso, a IA pode ajudar na revisão da peça, evitando assim, possíveis erros de gramática ou digitação.

Uma outra vantagem é que, algumas ferramentas podem substituir os trabalhos manuais, fazendo com que o colaborador seja melhor aproveitado na empresa. Veja, ao invés de colocar seu estagiário para subir as petições nos tribunais, você pode deixar que o sistema de peticionamento eletrônico faça isso e incluir o seu estagiário para ajudar na elaboração da tese, por exemplo. É mais proveitoso para você e para o estagiário, que passa a colocar os aprendizados da faculdade em prática.

Ademais, com a automação para análise de dados, as decisões são mais acertadas, uma vez que a automação consegue mostrar os dados com maior clareza.

O aumento na velocidade das entregas, as possibilidades de ganho que são maiores e a melhoria no serviço prestado por conta do auxílio da automação resultam no aumento da satisfação dos clientes e consequentemente, aumento nos lucros do escritório.

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Como implementar um sistema de automação de escritório de advocacia?

O primeiro passo para implementar um (ou mais) sistema de automação de escritório de advocacia é entender a necessidade do seu negócio.

Veja, se o seu escritório ainda passa por problemas de controle de processos e prazos processuais, o ideal é começar por um sistema que auxilie nessa atividade, uma vez que ela é a atividade-chave de um escritório jurídico.

Agora, se você está no time dos que já contam com essa automação, é o momento de olhar para outras necessidades e como melhorar ainda mais suas entregas por meio de outras automações.

Escolhidos os tipos de sistema e automações que a empresa vai adquirir, é hora de ir atrás das ofertas do mercado e quais estão dentro do seu orçamento.

Ao encontrar o(s) sistema(s) é importante ter claro que, não saber usá-lo pode causar uma frustração. Logo, se a oferta escolhida acompanha demonstrações do sistema e conteúdos para entender como usar, é importante a participação nestes, para conseguir melhores resultados e usar tudo o que a automação pode oferecer.

Aqui no Projuris ADV contamos com diversos momentos que ensinam o uso das ferramentas, seja na implantação – parte do processo comercial que acontece após adquirir o sistema -, seja por meio de lives específicas para clientes sobre as funcionalidades e vídeos de uso que publicamos no YouTube e em nossa central de ajuda.

Todos esses conteúdos auxiliam no melhor uso da ferramenta, além de te ensinar como usar novas funcionalidades (que lançamos durante todo o ano).

Veja a seguir um exemplo de vídeo sobre o uso do Projuris ADV:

Perguntas frequentes

Qual melhor sistema para advogados?

Não há um sistema único que seja o melhor para todos os advogados, pois a escolha depende das necessidades específicas de cada escritório. No entanto, softwares de gestão jurídica oferecem uma gama abrangente de funcionalidades, incluindo gestão de processos, controle de prazos, e áreas do cliente, tornando-os uma escolha popular e versátil para automação nos escritórios de advocacia

O que é automação no direito?

Automação no direito refere-se à realização de tarefas jurídicas sem intervenção humana, através da programação de atividades para serem executadas por sistemas ou softwares especializados. Essa prática visa otimizar a produtividade, reduzir erros e liberar tempo para atividades mais estratégicas, sem substituir o papel do advogado, mas sim auxiliá-lo em sua atuação profissional.

Qual o valor do software projuris?

O valor do software Projuris pode variar dependendo do plano e das funcionalidades desejadas pelo escritório de advocacia, sendo que o plano mais básico, que pode ser adquirido na Projuris Store é de 197,00 reais. É importante contatar os especialistas ou visitar a Projuris Store para obter informações específicas sobre preços e pacotes disponíveis, garantindo que atendam às necessidades e ao orçamento do escritório.

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