Workflow jurídico: como organizar a rotina do escritório de advocacia?

15/05/2024
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Que atire a primeira pedra o advogado que nunca se sentiu perdido em meio às inúmeras atividades na advocacia. É um cenário um tanto quanto raro, não é mesmo? Isso porque, as altas demandas jurídicas, quando ligadas a desorganização, formam uma bola de neve muito difícil de sair. Mas, as tecnologias jurídicas como softwares de gestão, workflow jurídico, kanban e outras ferramentas fazem com que esse cenário se alinhe e os profissionais possam desfrutar mais dos seus dias e cumprir suas obrigações com calma e cautela.

Neste artigo, em particular, abordarei o Workflow Jurídico, funcionalidade recém implementada no Projuris ADV e de grande valia para os advogados e advogadas. Vamos lá?

O que é o workflow jurídico?

A palavra workflow, traduzida do inglês, significa fluxo de trabalho. Logo, o workflow jurídico é a aplicação deste conceito no âmbito legal.

Trata-se, então, da organização das atividades na advocacia e concentração de informações em um único lugar. É o sequenciamento das etapas para a concretização de uma tarefa.

Pode incluir, então, ações, decisões, comunicações, aprovações, reuniões, execução de atividades, entre outras.

Qual a finalidade do workflow jurídico?

Bill Gates disse uma vez que, a primeira regra para qualquer tecnologia usada em um negócio é que ela torne a operação mais eficiente. A frase resume bem a finalidade de um workflow jurídico. O workflow é a ferramenta que será utilizada para o gerenciamento de tarefas e atividades e, por consequência, tornará a operação mais eficiente.

Uma operação mais eficiente é também, uma operação mais lucrativa. Logo, a vantagem da implementação de um workflow jurídico que a melhoria das entregas e aumento dos lucros nos escritórios de advocacia.

Quais os benefícios do workflow Jurídico?

Inúmeros são os benefícios da implementação do workflow jurídico no seu escritório de advocacia, desde aumento da produtividade até aumento da lucratividade. Vamos ver alguns com mais detalhes.

Automatização dos fluxos de trabalho e prazos

Com uma ferramenta de workflow, o fluxo de trabalho fica mais organizado, uma vez que, cada uma das etapas de um processo é inserida na ferramenta. Além da etapa, é possível fazer a atribuição de responsáveis, inserir comentários e ainda definir prazos.

Dessa maneira, quando se olha para o universo da advocacia, onde a perda de prazos judiciais deve ser evitada ao máximo, a divisão de um processo em partes menores, visando que os prazos sejam cumpridos, se faz essencial.

Como o workflow jurídico auxilia na produtividade?

Os gurus de produtividade da internet já falaram inúmeras vezes: dividir as tarefas em partes menores aumenta a produtividade. Não à toa, criaram-se as metodologias ágeis, como o SCRUM, o Kanban, o método pomodoro e tantos outros.

Além disso, dentre as dicas de produtividade, está a realização das atividades mais rápidas inicialmente, seguidas das mais complexas e demoradas, para, ao fim do dia, fazer as atividades menos complexas e que também podem demorar.

Logo, usando uma ferramenta de workflow, essa cadência de tarefas pode acontecer e ser acompanhada. Dessa maneira, a produtividade aumentará e, por consequência, a lucratividade do escritório de advocacia.

Além disso, o workflow permite enxergar gargalos e a criação de maneiras de resolvê-los, fazendo com que a produtividade aumente nesse sentido, também.

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Eficiência operacional com workflow jurídico

Com o workflow jurídico, as tarefas podem também ser executadas com mais calma. A organização permite isso e também o aumento do foco na realização de tarefas. É o famoso “uma coisa de cada vez”. Dessa maneira, evita-se a necessidade de refação de atividades, bem como, a duplicação de esforços.

Garante-se, portanto, que as etapas sejam realizadas com atenção e de maneira consistente.

Evita sobrecarga

Com a distribuição das atividades no workflow, o time do escritório de advocacia ou da procuradoria não fica sobrecarregado. Veja, com a definição de responsáveis pelas atividades, não existe a possibilidade de que as atividades se foquem em apenas uma pessoa da equipe.

Além disso, algumas atividades, por mais que não pareçam, tomam tempo dos advogados, como envio de e-mails, controle de intimações, produção de peças processuais, entre outros. Entretanto, com um workflow jurídico bem definido e apoio de um sistema de gestão jurídica que permite automatizar algumas dessas atividades, a sobrecarga é evitada.

Mais segurança

As tarefas mais organizadas e feitas com mais cautela reduzem a quantidade de erros, já que a atenção estará mais focada. Além disso, quando atrelado a um sistema de automatização, a chance de erros acontecerem se torna ainda menor.

Redução de custos

Com um workflow, além dos gargalos já comentados, você consegue também identificar gastos desnecessários, uma vez que cada etapa é olhada individualmente, em partes pequenas.

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Gestão de casos e agilidade para clientes

Com a “quebra” das atividades em partes menores e o aumento da produtividade do time, as tarefas ficam bem mais ágeis e as entregas acontecem de maneira mais rápida. Consequentemente, os processos dos clientes correm de modo mais ágil, aumentando a satisfação destes.

Avaliação e melhorias

Por fim, com o workflow jurídico fica mais fácil fazer a avaliação dos resultados da empresa. Isso porque, analisar em partes, para depois analisar o todo permite ver erros e propor mudanças de maneira mais simples. Além disso, permite identificar os pontos positivos e melhorá-los ainda mais, deixando seu cliente mais satisfeito.

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Como funciona o workflow jurídico do Projuris ADV?

Em abril de 2024, o Projuris ADV anunciou a nova funcionalidade do sistema: o workflow jurídico. Essa funcionalidade, é uma forma de automatizar processos e garantir confiabilidade nas atividades desenvolvidas no seu escritório, através deles é possível criar fluxos de trabalho com etapas a serem executadas pelo sistema até a finalização de uma atividade, dessa forma, nenhuma etapa é esquecida ou deixada para trás.

O acesso do workflow jurídico do Projuris ADV é feito pelo módulo “gestão”, pelo módulo de processos, pelas intimações ou atendimentos.

No caso do módulo “gestão” você vai direto para a funcionalidade “workflow” e depois criar novo fluxo. Já nos processos e intimações você deverá fazer o caminho “nova tarefa >Iniciar novo fluxo”.

Após criados os fluxos, você pode criar as etapas de cada um deles e fazer o preenchimento das informações em cada fluxo ou etapa, como a descrição, qual módulo de trabalho, qual a ação a ser realizada, data de entrega da atividade, responsáveis, etc…

Para saber mais sobre o Workflow no Projuris ADV, veja o vídeo de lançamento:

Perguntas frequentes

O que é workflow de processos?

O workflow de processos é a organização sequencial e automatizada das atividades e etapas envolvidas na condução de processos jurídicos, desde a entrada de um caso até sua conclusão. Ele permite a definição de responsáveis, prazos e ações específicas para cada fase, facilitando a gestão e acompanhamento dos procedimentos dentro do escritório de advocacia.

Como descrever um workflow?

Descrever um workflow envolve identificar e detalhar todas as etapas e atividades necessárias para completar uma tarefa ou processo jurídico específico, incluindo a atribuição de responsáveis, definição de prazos e ações a serem realizadas em cada fase. É essencial fornecer uma visão clara e sequencial do fluxo de trabalho, garantindo sua compreensão e execução eficiente pelos membros da equipe do escritório de advocacia.

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