Realizar um trabalho de uma forma organizada e padronizada não significa somente enviar mensagens massivas e não personalizadas. O que a tecnologia e as plataformas de ODR e gestão de trabalho permitem é cuidar de cada caso conforme a sua especificidade ou criar rotinas automatizadas para atender casos semelhantes. Mas, como sabe por que vale a pena centralizar suas negociações em uma plataforma de ODR?
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Costumo responder essa questão com uma analogia ideal para quem gosta de pescar. Usar uma boa plataforma ODR permite escolher entre pesca com vara, quando cada peixe é puxado para fora d’água de maneira única e dedicada, e quando apostar em uma pesca de arrasto, usando uma rede.
A seguir, vou explicar como funciona a centralização das negociações em uma plataforma ODR ou plataforma de acordos. E, especificamente, como fazemos isso no Projuris Acordos. Vem comigo?
Centralização e personsalização de mensagens
Plataformas de resolução de disputas online (ODR), como o Projuris Acordos, oferecem a possibilidade de padronização de parte das atividades, como por exemplo:
- o envio de mensagens iniciais de contato para começar as negociações;
- o envio de minutas ao final da negociação, quando os acordos são fechados.
Apesar de serem criadas a partir de um padrão ou modelo, essas mensagens são enviadas à contraparte de uma maneira personalizada, já que as variáveis são preenchidas com as informações obtidas na fase de enriquecimento de dados das disputas que serão negociadas.
Veja, abaixo, um modelo de mensagem padronizada que pode ser enviado pela plataforma de ODR da Projuris.
Facilitação na visualização das negociações
A escolha entre atuar de maneiras específicas ou massivas é facilitada pelas formas de visualizar a carteira de negociações dentro da plataforma de ODR. Existem dois modos principais no Projuris Acordos: a visualização de negociador, que parece uma conversa de WhatsApp, e a visualização gerencial, que exibe casos de maneira agregada, conforme suas similaridades.
– Visualização para negociadores na plataforma de ODR
A visualização de negociadores é excelente para os profissionais que fazem parte da equipe de negociação dos escritórios, pois exibe em uma mesma tela todas as informações de cada um dos casos.
Na lateral direita são mostrados os dados obtidos especificamente para aquele caso, enquanto no centro da tela há um espaço dedicado para conferir as últimas mensagens trocadas com aquela contraparte. No rodapé, o time também pode incluir anotações privadas ou informações privilegiadas, que são exibidas apenas para os negociadores, o que permite que as negociações possam seguir mesmo na ausência de uma pessoa do time, por exemplo.
Esse formato de visualização permite que as conversas aconteçam com bastante agilidade. Independentemente do canal de comunicação escolhido pela contraparte (seja email, WhatsApp, Facebook ou a própria plataforma da Justto), os negociadores podem se manter sempre em uma mesma tela, o que é um dos benefícios da capacidade omnichannel da Justto.
– Visualização gerencial das negociações na plataforma de ODR
A visualização gerencial, por sua vez, privilegia a exibição dos casos de forma agrupada conforme as suas similaridades. É possível, por exemplo, rapidamente visualizar a totalidade dos casos que ainda não responderam ao convite para iniciar as negociações. Geralmente esses casos podem ser trabalhados de maneira conjunta, como com o envio de uma nova mensagem de lembrete (o famoso follow).
Casos similares também podem ser trabalhados de maneira coletiva, com a redação de uma única nova mensagem personalizável, que é então disparada para todas as contrapartes que se encontram em uma mesma situação.
Uso de ações massivas, para casos similares, por meio de filtros
Imagine se você pudesse filtrar e responder, de uma única vez, todos os casos em que uma mensagem foi enviada pelo time de negociadores, a contraparte visualizou o contato, mas não chegou a respondê-lo? Centralizando suas negociações na plataforma de ODR da Projuris, isso já é possível, graças ao filtro “somente leitura”.
Todos os casos do exemplo anterior podem rapidamente receber uma mensagem-lembrete que pode ser enviada com poucos cliques. É um movimento simples, mas que pode alcançar milhares de casos ao mesmo tempo, além de economizar o tempo dos negociadores na reativação desses casos.
O mesmo pode acontecer com disputas que estejam próximas do prazo final para o aceite de uma negociação, por exemplo. Esses casos podem ser filtrados pelo time de negociadores e sinalizados com uma mesma etiqueta, o que permite o envio de uma mensagem que relembre que o prazo final está próximo para todas as disputas que estão nesta situação, de maneira simultânea e ágil.
Nos casos de mensagens que são enviadas de maneira massiva ou automatizada, por meio de parâmetros sinalizados pelos gestores das carteiras de negociação, o Projuris Acordos também conta com a possibilidade de uso de uma negociadora fictícia, que pode aparecer quando o contato com a contraparte estiver sendo feito de maneira massiva ou automatizada. Ela pode, por exemplo, ser remetente quando a última mensagem é reenviada automaticamente depois de um certo tempo.
Para saber mais sobre como trabalhar com acordos em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, confira o Juriscast abaixo:
Organização da sua carteira de negociações com a ajuda de etiquetas
Se você trabalha com negociações em grande volume, sabe que a capacidade de organizar os casos é crucial para que o trabalho flua de maneira satisfatória. Para auxiliar os times a se manterem organizados das maneiras que preferirem, a plataforma de ODR Projuris Acordos incentiva o uso de etiquetas personalizadas que identifiquem o status ou quaisquer outras características dos casos.
Algumas etiquetas são oferecidas por padrão, como a etiqueta do status de cada caso (sem resposta, em negociação, proposta aceita ou finalizado), mas cada time também pode adicionar quantas etiquetas personalizadas quiser.
Uma das etiquetas bastante utilizadas pelos escritórios de advocacia que contam com o apoio da nossa plataforma de ODR é o “enviar para análise da empresa“, que identifica os casos que foram “escalados” para serem avaliados pelo cliente, seja por estarem acima da alçada máxima permitida pela política de acordos ou por quaisquer outros motivos.
As etiquetas podem ser adicionadas a qualquer momento, transformando-se em uma poderosa ferramenta para os negociadores organizarem e agruparem casos semelhantes, que podem ser trabalhados de maneira coletiva. 
Anotações privadas para troca de mensagens nos bastidores
Além de permitir mais agilidade nas respostas, a visualização de negociador permite exibir anotações privadas e informações privilegiadas, que são exibidas apenas para os usuários que fazem parte daquele time de negociação.
Esse campo funciona como uma espécie de “post it” com dados e informações de bastidores de cada um dos casos, sendo frequentemente utilizado também pelos gestores das carteiras de negociação para se comunicarem diretamente com os negociadores das suas equipes.
Essa funcionalidade é excelente para que os gestores possam deixar recados ou dar direcionamentos ao time de negociadores, podendo inclusive marcar ou mencionar o negociador do time ao usar a marcação “@nome_do_negociador”, de maneira muito semelhante ao que pode ser feito no WhatsApp ou em mídias sociais. Sempre que é marcado em uma anotação privada, o negociador também recebe uma notificação por meio da plataforma Projuris Acordos, o que facilita a troca de mensagens e alinhamentos entre o time.
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Inteligência artificial para indicar próximos passos das negociações
Mesmo fazendo uso de todas as ferramentas e funcionalidades destacadas acima, lidar com um grande volume de casos em diversos momentos pode levar a uma confusão. Qual caso negociar primeiro? Quantos ainda faltam para serem contatados nesta carteira?
Uma das maneiras que a plataforma da Projuris criou para manter o time de negociadores alinhado e focado na resolução das disputas são os alertas diários, que aparecem sempre que os negociadores acessam a plataforma. Os alertas e as notificações são personalizados para cada negociador, considerando a base de casos que cada time está atuando naquele momento e os desenvolvimentos ocorridos desde o último acesso.
Dessa forma, o Projuris Acordos consegue apontar, por exemplo:
- quais as próximas atividades que devem ser realizadas por aquele negociador;
- sugerir casos que devem ser priorizados;
- identificar casos que estão próximos da alçada máxima e podem ter maior chance de serem convertidos em acordo fechado.
Os alertas também servem como lembretes para que os times cuidem de responder as disputas que estiverem pendentes ou reforcem o convite para o início de negociações com contrapartes que ainda não tenham respondido às tentativas anteriores.
Além disso, em 2024, o Projuris Acordos passou a contar também com uma funcionalidade para organizar a lista de tarefas diárias dos negociadores. Com a To-do-list de Atendimentos os profissionais começam o dia com uma série de atividades a serem cumpridas, e podem dar check nelas ao longo do dia. Evitando, com isso, de deixar para trás ações rotineiras que precisam ser executadas.
Conclusão sobre a centralização de negociações em plataformas de ODR
Com todas as funcionalidades detalhadas acima (e muitas outras mais!), o Projuris Acordos pode apoiar o seu escritório a aliar a melhor tecnologia de ODR do mercado para organizar as demandas de negociação, e trazendo mais agilidade para o seu time.
Alguns dos nossos clientes chegaram a conseguir aumentar a performance em até 5x em questão de quatro semanas. E, tudo isso só é possível graças a centralização das negociações em nossa plataforma de ODR. Que tal saber mais sobre como adotar o Projuris Acordos com o seu time de negociação? Entre em contato com um de nossos especialistas e descubra como isso é possível.
*Conteúdo publicado originalmente no Blog da Justto por Kelvin Araki e redirecionado para o Blog da Projuris após a aquisição da empresa.