Ciclo de vida dos documentos: o que é e como acompanhar?

19/06/2024
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Na rotina empresarial, o setor jurídico lida com a gestão de documentos diariamente. Na área de documentos existe um conceito que chamamos de ciclo de vida dos documentos, consiste no prazo de validade dos documentos, e é composto pelas fases de quando são criados até serem descartados.

Um documento assim que criado é bastante útil, mas sua importância diminui conforme passa o tempo e de acordo com o propósito deste. A vida útil irá variar de acordo com o tipo de documento. Neste artigo vamos entender mais sobre esse ciclo e quais os procedimentos de gestão indicados em cada etapa de vida.

O que é o ciclo de vida dos documentos?

O ciclo de vida dos documentos são todos os estágios que um arquivo e/ou acordo entre partes irá passar. Consiste nas etapas de criação do documento, formalização por assinatura, gerenciamento/acompanhamento e por fim, guarda permanente, descarte ou renovação caso seja um contrato.

Ter consciência deste ciclo e entender quais são documentos da sua alçada e quantos estão em cada etapa do ciclo torna a gestão de documentos mais nítida. É uma ferramenta de gestão que orienta quais tarefas e atividades serão necessárias para gerir os documentos da empresa. Por exemplo: analise os documentos que são recentes e devem ser geridos semanalmente, também indique quais serão armazenadas apenas para segurança da empresa e devem ser revistos semestralmente.

Ter a consciência de quais as fases dos documentos dá indícios de como geri-los. Quanto mais recente for o arquivo, provavelmente, sua gestão será mais assídua.

Documentos podem ser mais simples ou complexos, portanto nem todos terão uma vida útil longa ou passarão por todas as etapas do ciclo de vida dos documentos. Geralmente contratos exigem um cuidado maior, enquanto atas de reuniões, registro de atividades atividades internas entre outras documentações tem menores implicações legais e podem não precisar de alguma fase, como a da assinatura, por exemplo.

O diagrama abaixo exemplifica que o ciclo é um fluxo que começa sempre com a criação do documento mas, pode tomar caminhos e destinos diferentes de acordo com as necessidades da organização. Os cartões escuros são quase como obrigatórios, definem o ciclo, os demais em cinza claro serão variáveis.

Diagrama do ciclo de vida dos documentos, representando todas as suas etapas

Lembre-se, nem todo documento será tratado da mesma forma, o processo varia de acordo com as demandas e objetivos da empresa.

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Fases do ciclo de vida dos documentos

A fases que o documento passa até ser destruído, física ou digitalmente, inclui:

  1. Criação;
  2. Negociação de cláusulas (quando for contrato);
  3. Assinatura;
  4. Gestão e acompanhamento;
  5. Renovação, cancelamento ou guarda definitiva;

Cada uma dessas fases busca atender aos padrões exigidos na companhia, criar documentos dentro do modelo adotado, procedimentos indispensáveis de gestão e etc. Veremos cada uma delas em detalhes a seguir:

Criação de documentos

A criação de documentos é a primeira etapa do ciclo pois, é quando surge a necessidade que leva a criação do arquivo, digital ou físico. Criar um novo documento geralmente é antecedido de um requisição, formal para casos mais complexos como um contrato ou informal quando um colaborador é indicado para registrar a ata de uma reunião, a título de exemplo.

As requisições de contrato incluem dados das partes, descrição do objeto, tipo de contrato e indicação das cláusulas obrigatórias. Após recebida, o responsável pela elaboração pode basear-se em um modelo pré-existente ou escrever um contrato do zero, offline ou no editor online do sistema da empresa.

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Negociação de cláusulas de contrato

Em alguns casos, especialmente em acordos que envolvem grande quantia financeira como a compra de um bem imóvel, não basta escrever o contrato e assiná-lo. Será de interesse das partes negociar as cláusulas e garantir que não falte nenhuma informação relevante assim como que nada dito prejudique qualquer um dos interessados.

A negociação de cláusulas é uma conversa e revisão do contrato conjunta, pode ser feita com intervenção de um advogado contratualista ou apenas entre os interessados. O importante é que entendam com clareza toda a minuta contratual. Para então, ser aprovado e assinado.

Assinatura no ciclo de vida dos documentos

Após os documentos criados e revisados é hora de assiná-los. Alguns documentos como atas de reuniões e contratos precisam ser assinados para que sirvam ao propósito e garantam segurança jurídica ao acordo.

Assinar pode ser uma etapa opcional no ciclo de vida dos seus documentos, alguns tipos de documentos como planilhas, checklists, requisições não precisam ser assinados.

Na hora de assinar, aqueles em que será necessário, opte entre assinatura digital ou eletrônica e assinatura a mão, física. A assinatura digital é ótima quando o documento também é digital e toda negociação e acordo está sendo feita online, traz mais praticidade e agilidade na demanda, além de ser possível enviar para assinatura simultânea ou ordenada para todas as partes independente do local geográfico que se encontram. Com o uso dos certificados digitais, como o A1 e A3, a assinatura é válida inclusive como prova em caso de litigios.

Já a assinatura física pode ser conveniente. Você está atendendo o cliente presencialmente, o documento está impresso e à mão, é mais simples assinar a próprio punho do que digitalizar o contrato para assiná-lo em um aplicativo online.

A grande vantagem de assinar digitalmente é não precisar digitalizar o documento posteriormente para anexá-lo ao sistema de gestão de documentos da empresa.

Gestão e acompanhamento de documentos

A etapa mais longa e uma das principais do ciclo de vida dos documentos é a gestão e acompanhamento. As demais até agora trataram da criação deste arquivo, geri-lo é olhar para o propósito ao qual foi criado.

Uma ata de reunião poderá ser consultada para conferir os compromissos acordados entre os participantes, retomar informações abordadas e até fazer um repasse da reunião a alguém que não esteve presente. A gestão deste documento incluí: uma guarda cuidadosa com acesso controlado, caso necessário. Assim como, associar palavras-chave e criar um resumo que facilite encontrar informações relevantes.

Como regra geral, a gestão de documentos envolve a guarda segura do arquivo e criação de mecanismos que facilitem a gestão. Igual no exemplo da ata, associar palavras-chave e criar resumos facilitam a gestão, também, crie alertas de prazos e outros lembretes necessários. Além disso, saiba como será feito o controle de acesso, especialmente em documentos com informações confidenciais.

Na gestão digital de documentos (GED), faça o upload do seu arquivo no sistema de contratos que a empresa usa, por lá poderá configurar os mecanismos de gestão citados.

Renovação, cancelamento ou guarda definitiva no ciclo de vida dos documentos

A última fase do ciclo de vida dos documentos é quando já cumpriram sua função e agora serão guardados em definitivo por questão de segurança jurídica da companhia ou renovados se a relação for positiva para ambos os lados que desejam mantê-la.

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O cancelamento antes do prazo de vencimento de um documento contratual também é uma opção que encerra ali o ciclo de vida do documento.

Gestão de documentos no Projuris Contratos

O Projuris Contratos é especializado na gestão de todo tipo de documento, ofertamos todas as ferramentas necessárias para a gestão do ciclo de vida completo dos documentos.

Elaboração de documentos no Projuris

O Projuris conta com biblioteca jurídica de modelos, por lá você encontra os principais modelos de contratos produzidos pelos nossos especialistas, inclusive em legal design. Se a empresa já usa seus próprios modelos poderá cadastrá-los na biblioteca. A plataforma registra as alterações nos arquivos e garante que a versão mais recente de cada tipo de documento esteja disponível para uso dos seus colaboradores. Evita o risco de cada pessoa do setor usar um modelo diferente salvo no próprio computador.

A elaboração de novas minutas, seja do zero ou a partir dos modelos pode ser feita no editor online de documentos, com todos os recursos de edição de texto que você precisa com o bônus de ser colaborativo. Diferentes pessoas podem editar simultaneamente além de conversarem em chat próprio daquela minuta, as mensagens sobre um contrato ficam vinculadas a ele.

Assinatura digital com certificados A1 e A3

O Projuris tem assinador digital próprio, além disso somos uma das poucas empresas que emitem certificados digital A1 e A3 no Brasil. Sem intermediação, você contrata o software e pode junto contratar a emissão dos certificados para os usuários e, ainda, o módulo de assinaturas. Tudo na mesma plataforma.

Guarda e acompanhamento no Projuris Contratos

O core da operação está justamente no período do ciclo de vida em que os documentos estão ativos, onde os gestores precisam de ferramentas para evitar esquecimentos, revisar e acompanhar resultados, entre outros.

Para facilitar sua rotina, podemos:

  • Controlar exigíveis;
  • Criar eventos;
  • Adicionar anexos e aditivos;
  • Cadastrar renovações;
  • Fazer auditorias;
  • Configurar notificações;
  • Criar resumos da minuta para consulta rápida;
  • Criar dashboard de dados para acompanhamento.

Saiba mais como o Projuris Contratos pode te ajudar na gestão do ciclo de vida dos documentos. Agende uma demonstração 

Conclusão

O ciclo de vida dos documentos é uma ferramenta completa para entender as fases que seus documentos irão passar e quais demandam mais atenção na hora de gerir. Assim como entender as atividades relacionadas a cada etapa.

Da criação a guarda definitiva ou destruição, os documentos terão graus de importância distintos e cabe ao gestor de contratos da empresa manejar o esforço colocado em cada fase versus o resultado esperado e assim ter uma gestão eficiente.

Por fim, a tecnologia será um suporte para processos mais ágeis. Caso ainda não use a gestão de documentos digital, agende uma demonstração do Projuris Contratos e entenda os benefícios para a sua operação, na prática.

Perguntas frequentes

Qual o ciclo de vida dos documentos?

O ciclo de vida dos documentos começa com a criação, negociação de cláusulas e revisão, assinatura pelas partes, guarda e gerenciamento de documentos, e por fim, a renovação, guarda definitiva ou destruição do arquivo. Trata-se do processo que um documento passa onde inicia tendo grande valor e importância e ao cumprir seu propósito deixa de fazer parte da rotina dos gestores de contrato.

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