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EspañolMuitas empresas acreditam que um departamento jurídico é um gasto desnecessário, mas a realidade não é exatamente assim. Esse setor é um ponto chave para os resultados de uma corporação. Mas, mais do que criar essa equipe interna, é preciso também organizar o departamento jurídico de modo a criar um ambiente produtivo e eficiente.
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Isso porque, esse setor é responsável por cuidar de todas as questões legais, controle e gestão dos negócios da empresa e auxiliar os gestores sobre as melhores práticas e decisões da empresa, o que potencializa os resultados.
Assim sendo, um departamento jurídico se torna indispensável para uma empresa que deseja alavancar seus resultados.
Qual a função do departamento jurídico de uma empresa?
Como já comentamos anteriormente, o departamento jurídico é extremamente importante para diversas empresas, devido a complexidade dos processos da mesma. Afinal, gerir grande quantidade de contratos, manter a empresa com todas as questões legais em dia e ainda auxiliar nas tomadas de decisão são atividades indispensáveis no dia a dia de uma corporação.
Antes, o advogado que atuava no setor jurídico apenas cuidava das questões legais. Hoje ele contribui também para o planos estratégicos da empresa, ou seja, contribui diretamente com os resultados, atuando como um businesses partner.
Para realizar essas atividades, é importante que os advogados conheçam muito bem a operação da empresa, a fim de auxiliar para os melhores resultados.
Com tudo isso, podemos enfim citar algumas das funções relativas a esse setor, como a ajuizar ações judiciais defendendo a empresa, representar a empresa diante de órgão de administração, estudar e emitir pareceres, entre outros.
Além disso, é responsabilidade desse departamento evitar processos judiciais, construir uma imagem positiva da empresa, aumentar a produtividade, reduzir despesas, etc.
Como organizar o departamento jurídico de uma empresa?
Sabendo a importância e as funções dessa área dentro da sua empresa, é hora de entender como organizá-la dentro do seu negócio. Para isso, é importante entender que o departamento jurídico será parte da cultura da empresa, ou seja, deve estar alinhado com a empresa em todos os aspectos, como cultura, metas, regras de convivência, entre outras.
Abaixo, listamos 04 passos que podem ajudar você a iniciar a organização do seu departamento jurídico.
1. Contrate os profissionais adequados
O primeiro passo para garantir a eficiência necessária do seu departamento jurídico é ter as pessoas corretas para trabalhar nessa operação. Para isso é importante entender quais os profissionais irão trabalhar na área. Isto é, qual profissional especializado para realizar as atividades do departamento. Vejamos o que fazem alguns deles, então.
O que faz um analista jurídico ?
Um analista jurídico é o profissional que é responsável por acompanhar processos, negociar e analisar contratos, elaborar contratos, cartas, notificações e recursos num geral.
Além disso, também da suporte em editais de licitação e mantém a interface entre a empresa e escritórios externos.
O que faz um assistente jurídico?
A função do assistente jurídico é determinada como base na necessidade do negócio, nesse caso, do departamento jurídico. Num geral, eles são os responsáveis por auxiliar com questões jurídicas e administrativas. No entanto, podem também contribuir com atividades como análise de contratos, elaboração de relatórios, controle de agenda de advogados, auxílio na elaboração de defesas e teses, etc.
2. Faça um planejamento estratégico e defina metas
Após a contratação das pessoas que irão compor o seu departamento jurídico, é hora de, junto delas, planejar quais serão as metas do departamento e como ele irá contribuir para os resultados da corporação.
Para isso, é hora de colocar na mesa todos os problemas que o departamento precisará resolver ao longo da sua atuação na empresa. Em seguida, é hora de analisar profundamente qual atividade está travando mais a operação e os resultados da empresa, e assim, colocá-la como prioridade na execução de melhorias.
Por exemplo, se sua empresa tem muitos problemas em relação aos contratos, então eles devem ser revisados. Na realidade o problema está nas parcerias, é hora de reavaliar, etc.
Nesse planejamento, é importante acrescentar também como qual será o orçamento do departamento, para que gastos sejam bem controlados e possam ser feitos investimentos importantes.
Para gerenciar suas metas e objetivos, lembre-se de criar indicadores estratégicos para o departamento jurídico.
3. Organize as atividades e os times
Colaboradores contratados, planejamento estratégico e financeiro feitos, é hora de distribuir as atividades entre os colaboradores do departamento jurídico. Veja no planejamento quais atividades foram elencadas como essenciais e as distribua de acordo com as funções e especialidades dos funcionários do departamento.
Assim, além de indicar responsáveis pelas funções você consegue medir as competências e a produtividade dos colaboradores. Também com isso você consegue ter previsão de entregas de tarefas, e pode incluir, aos poucos, as outras atividades elencadas no planejamento financeiro.
Como fazer gestão de equipes?
É importante dedicar tempo para olhar para a equipe e fazer uma boa gestão da mesma. Assim, além de manter o alinhamento do seu time, você consegue manter a energia necessária nas entregas deles.
Para isso, é importante entender como fazer esse acompanhamento. O primeiro ponto, portanto, é fazer uma conversa individual com os colaboradores, a conhecida 1:1, assim você alinha as expectativas deles e juntos, vocês podem traçar planos de ação para melhoria nas entregas, qualitativa ou quantitativamente.
Além da 1:1, você pode utilizar metodologias ágeis para medir as entregas, por exemplo, usando o scrum, com backlogs e sprints definidas, ou o kanban, para entender como as atividades estão caminhando.
Por fim, os colaboradores podem usar calendários, como o Google agenda, do G-suite, ou calendários manuais. Você pode utilizar ainda, plataformas e buscar o melhor software de gestão para departamento jurídico, assim, seu trabalho fica mais fácil.
Como fazer gestão de projetos
A gestão de projetos em departamentos jurídicos também é uma atividade super importante na organização do setor. Assim como a gestão de atividades e equipes, implementar metodologias ágeis é uma solução essencial para que todos saibam como andam cada projeto da equipe.
Além disso, ter uma responsável pelos projetos também é o ideal. Nesse sentido, o departamento pode contratar uma pessoa específica por projeto ou escolher o cabeça de cada projeto.
Um sistema jurídico também pode contribuir nesse sentido. Isso porque, a depender do projeto a gestão pode ser feita por ele. Ainda podem ser implementadas outros sistemas focados especificamente em gestão de projetos, como o asana e o airtable.
4. Invista em um sistema de gestão
Por fim, uma dúvida de muitos gestores de empresas é sobre a implementação de um sistema jurídico no departamento. A realidade é que, um sistema pode auxiliar e muito o departamento em atividade mais mecânicas.
Assim, o departamento consegue se dedicar mais a atividades mais intelectuais e estratégicas. Com um software jurídico, por exemplo, o departamento irá receber notificações oficiais.
Com essa antecipação, o departamento jurídico consegue evitar judicializações e se antever para propor acordos. Isso permite que a imagem da empresa se mantenha positiva.
Além disso, com um software jurídico, o departamento elimina o uso de documentos físicos e as inúmeras planilhas, afinal, todas as informações necessárias ficam armazenadas no próprio software. Em sistemas como o Projuris Empresas, é possível armazenar todas as informações na nuvem, o que garante mais segurança, além da possibilidade de acesso de qualquer lugar.
Uma outra vantagem do software é que é possível, com ele, automatizar as capturas de andamentos processuais, além de criar notificações para as datas relacionadas a contratos, certidões, alvarás, entre outros. Assim o departamento não perde nenhum prazo.
Como utilizar o software jurídico
Agora que já te apresentamos as vantagens do software jurídico no departamento, vamos te mostrar com mais detalhes como utilizar esse sistema no setor.
Organização e controle das atividades
O software jurídico também pode ser um aliado na organização e no controle das atividades. Isso porque, além de ter a visualização de suas atividades pessoais, você consegue visualizar as atividades de toda a área.
Isso porque, cada usuário do sistema pode incluir sua agenda, suas tarefas e seus compromissos no sistema. Assim, é mais fácil e organizado fazer uma distribuição de tarefas entre os colaboradores.
Geração de documentos
Uma outra atividade mecânica realizada em departamentos é a produção de documentos de processos. Alguns sistemas como o Projuris ADV, possuem funcionalidades que permitem a elaboração de documentos de maneira mais célere.
Nessa funcionalidade, existem modelos de documentos pré elaborados, onde o advogado precisa apenas inserir os dados específicos de cada processo. Além disso, permite a inclusão e criação de um modelo próprio.
Essa é uma facilidade que permite maior celeridade nas ações, em processos ou outras atividades, como elaboração de contratos, que é uma das responsabilidades do departamento jurídico da empresa.
Geração de relatórios
Ademais, uma funcionalidade que permite analisar melhor algumas situações é a possibilidade da geração de relatórios. Com os relatórios de processos, analisar gaps que a empresa tem se torna ainda mais fácil.
Isso porque, alguns processos podem acontecer por falhas de comunicação ou de acordos. Com os dados, é mais fácil ainda evitar judicializações.
Os relatórios também podem ser utilizados para identificar gaps no trabalho da equipe, e nas cobranças que devem ser realizadas, ou seja, os honorários advocatícios.
Controle financeiro do setor jurídico
Por fim, sabemos que o departamento jurídico é um setor de uma empresa. Sabemos também que uma empresa que se divide por setores destina um budget para cada área.
Dessa maneira, um software que permita que o departamento faça um controle financeiro de suas receitas e despesas e controle os honorários de seus colaboradores, pode contribuir muito para o financeiro da empresa também.
Isso porque, com mais organização e controle financeiro, os investimentos são melhor alocados e gastos desnecessário são cortados. Tudo isso, faz com que a empresa seja mais lucrativa.
Essa área ainda pode ser utilizada para fazer a gestão de toda a empresa, caso seja desejado, assim, o departamento consegue analisar melhor e dar direcionamentos mais assertivos para o planejamento estratégico e financeiro da empresa.
Conclusão
Agora você já sabe como implementar em sua empresa um departamento jurídico. Além disso, você já conseguiu entender a importância de sistemas de gestão para essa área. Com todas essas informações, basta começar a colocar a mão na massa.
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