Como organizar o departamento jurídico de uma empresa

Muitas empresas acreditam que manter um setor jurídico é um gasto desnecessário, mas a realidade não é exatamente assim. Esse departamento é um ponto chave para os resultados de uma corporação. Mas, mais do que criar essa equipe interna, é preciso também organizar o departamento jurídico: instituir um organograma, criar procedimentos e metas, além de medir resultados.

Isso porque, esse setor é responsável por cuidar de todas as questões legais, controle e gestão dos negócios da empresa e auxiliar os gestores sobre as melhores práticas e decisões da empresa, o que pode potencializar resultados. Mas também pode trazer problemas, se for administrado de forma errônea.

Assim sendo, um setor jurídico se torna indispensável para uma empresa que deseja alavancar seus resultados. Para ajudar você a criar e organizar esse setor da sua empresa, reunimos aqui um exemplo de organograma para departamento jurídico, um perfil de como essas áreas estão estruturadas, um passo a passo para montar o seu, e ainda dicas de metas que você pode aplicar no seu planejamento. Vamos lá?

Antes de começar, qual a função do setor jurídico de uma empresa?

O setor jurídico, também chamado de departamento jurídico, é extremamente importante para diversas empresas. Afinal, essa área pode assumir responsabilidades sobre a:

• gestão de contratos da empresa;
• resolução de conflitos judiciais e extrajudiciais envolvendo a organização;
• representação legal da empresa frente a órgãos reguladores;
• manutenção da conformidade legal, conforme às leis e normas vigentes;
• gestão legal dos ativos da empresa, como imóveis, veículos, patentes e marcas;
• prevenção de incidentes, acidentes, crises e irregularidades;
• tomada de decisões estratégicas, a partir de análises de viabilidade, pareceres e outros atos consultivos.

Antes, o advogado que atuava no setor jurídico apenas cuidava das questões legais. Hoje ele contribui também para o planos estratégicos da empresa, ou seja, contribui diretamente com os resultados, atuando como um businesses partner.

Para realizar essas atividades, é importante que os advogados conheçam muito bem a operação da empresa, a fim de auxiliar para os melhores resultados. Não basta, portanto, dominar a legislação, a doutrina e a jurisprudência.

Nos dias atuais, portanto, a função de um setor jurídica passa também por evitar processos judiciais – e não apenas atuar quando eles já estão instalados -, construir uma imagem positiva da empresa, aumentar a produtividade e reduzir despesas.

Qual o organograma de um departamento jurídico? Exemplo

O organograma de cargos do setor jurídico é a representação da estrutura de posições da equipe, indicando a senioridade e hierarquia das posições. Também ajuda a entender como subequipes estão estruturadas, para cuidar de temas ou demandas específicas.

Não há um único modelo de estruturação para equipes jurídicas, afinal, empresas podem ter diferentes necessidades. Uma empresa de um segmento altamente regulado, como a área da Saúde, pode precisar de mais profissionais cuidando de aspectos como governança e conformidade. Já uma organização que atende a um grande volume de consumidores vai precisar de um time contencioso, para atender aos conflitos.

Apesar disso, é comum que um organograma de departamento jurídico tem uma estrutura similar a figura abaixo:

É importante ter em mente que diferentes estruturas de cargos e salário podem exigir nomes e senioridades distintas. Uma equipe jurídica pode ter mais analistas de nível senior, se a complexidade da operação assim o exigir. Ou, comportar um número maior de estagiários.

A depender de cada cenário, é possível que além dos cargos de gerência, criem-se cargos de coordenação ou vagas para especialistas. E, por fim, alguns organogramas no setor jurídico podem indicar também a presença de fornecedores terceiros, como consultores, assessores e até mesmo escritórios de advocacia terceirizados.

A imagem acima é, portanto, apenas um exemplo de organização para o departamento jurídico.

Como organizar o departamento jurídico de uma empresa?

Sabendo a importância e as funções dessa área dentro da sua empresa, é hora de entender como organizá-la dentro do seu negócio. Para isso, é importante entender que o departamento jurídico será parte da cultura da empresa, ou seja, deve estar alinhado com a empresa em todos os aspectos, como cultura, metas, regras de convivência, entre outras.

Abaixo, listamos 05 passos que podem ajudar você a iniciar a organização do seu departamento jurídico.

1. Contrate os profissionais adequados

O primeiro passo para garantir a eficiência necessária do seu departamento jurídico é ter as pessoas corretas para trabalhar nessa operação. Para isso é importante entender quais os profissionais irão trabalhar na área. Isto é, qual profissional especializado para realizar as atividades do departamento. Vejamos o que fazem alguns deles, então.

O que faz um analista jurídico ?

Um analista jurídico é o profissional que é responsável por acompanhar processos, negociar e analisar contratos, elaborar contratos, cartas, notificações e recursos num geral.

Além disso, também da suporte em editais de licitação e mantém a interface entre a empresa e escritórios externos.

O que faz um assistente jurídico?

A função do assistente jurídico é determinada como base na necessidade do negócio, nesse caso, do departamento jurídico. Num geral, eles são os responsáveis por auxiliar com questões jurídicas e administrativas.

No entanto, podem também contribuir com atividades como análise de contratos, elaboração de relatórios, controle de agenda de advogados, auxílio na elaboração de defesas e teses, etc.

O que faz um DPO ou encarregado de dados?

O Data Protection Officer, ou DPO, é o encarregado das políticas de proteção e privacidade de dados na organização. Essa é uma posição surgida após a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados no Brasil. O DPO, portanto, responde pela organização em situações que envolvam a captura, tratamento e armazenamento de dados pessoais. Ele atua, principalmente, de forma preventiva.

2. Faça um planejamento estratégico, defina metas e orçamento

Após a contratação das pessoas que irão compor o seu departamento jurídico, é hora de, junto delas, planejar quais serão as metas do departamento e como ele irá contribuir para os resultados da corporação.

Para isso, é hora de colocar na mesa todos os problemas que o departamento precisará resolver ao longo da sua atuação na empresa. Em seguida, é hora de analisar profundamente qual atividade está travando mais a operação e os resultados da empresa, e assim, colocá-la como prioridade na execução de melhorias.

Por exemplo, se sua empresa tem muitos problemas em relação aos contratos, então eles devem ser revisados. O problema pode estar nas parcerias, e pode ser o caso de reavaliar toda a gestão de fornecedores, acionando para isso outros áreas da empresa.

Nesse planejamento, é importante acrescentar também como qual será o orçamento do departamento, para que gastos sejam bem controlados e possam ser feitos investimentos importantes.

Para gerenciar suas metas e objetivos, lembre-se de criar indicadores jurídicos estratégicos para o departamento jurídico. No decorrer deste artigo, traremos exemplos de metas para um setor jurídico.

3. Defina o que será terceirizado

Em alguns cenários, seja por falta de recursos humanos, seja por uma decisão estratégica, faz-se necessário terceirizar parte das demandas do jurídico. Por exemplo, se o setor jurídico da empresa é majoritariamente formado por profissionais do consultivo, e a organização sofre poucos processos judiciais, uma opção é terceirizar a defesa nessas ações.

Também é possível buscar profissionais externos para cuidar de aspectos específicos da organização, como a gestão de tecnologias, ou o redesenho de processos. Há consultorias e assessores especializados, para ajudar em alguns desafios específicos.

Na hora de definir o que será feito internamento versus quais atividades do departamento jurídico serão terceirizadas, considere:

• qual o core do setor, a área que não pode sofrer com instabilidades e erros;
• em quais áreas de atuação não há cobertura de profissionais especializados, no seu time;
• quais atividades estão sobrecarregando a sua equipe;

Com a resposta a esses itens, é possível traçar um panorama e definir, com mais clareza, o que merece ser delegado.

4. Organize as atividades e os times

Colaboradores contratados, planejamento estratégico e financeiro feitos, é hora de distribuir as atividades entre os colaboradores do setor jurídico. Veja no planejamento quais atividades foram elencadas como essenciais e as distribua de acordo com as funções e especialidades dos funcionários do departamento.

Assim, além de indicar responsáveis pelas funções você consegue medir as competências e a produtividade dos colaboradores. Também com isso você consegue ter previsão de entregas de tarefas, e pode incluir, aos poucos, as outras atividades elencadas no planejamento financeiro.

Como fazer gestão de equipes?

É importante dedicar tempo para olhar para a equipe e fazer uma boa gestão da mesma. Aqui no blog da Projuris, já falamos sobre como fazer gestão de pessoas em escritórios de advocacia. No setor jurídico corporativo, os desafiossão similares. É preciso manter o alinhamento do seu time, para que eles tenham a energia necessária nas entregas deles.

Para isso, é importante entender como fazer esse acompanhamento. O primeiro ponto, portanto, é fazer uma conversa individual com os colaboradores, a conhecida 1:1, assim você alinha as expectativas deles e juntos, vocês podem traçar planos de ação para melhoria nas entregas, qualitativa ou quantitativamente.

Além da 1:1, você pode utilizar metodologias ágeis para medir as entregas, por exemplo, usando o scrum, com backlogs e sprints definidas, ou o kanban, para entender como as atividades estão caminhando.

Por fim, os colaboradores podem usar calendários, como o Google agenda, do G-suite, ou calendários manuais. Você pode utilizar ainda, plataformas e buscar o melhor software de gestão para departamento jurídico, assim, seu trabalho fica mais fácil.

Como fazer gestão de projetos

A gestão de projetos em departamentos jurídicos também é uma atividade super importante na organização do setor. Assim como a gestão de atividades e equipes, implementar metodologias ágeis é uma solução essencial para que todos saibam como andam cada projeto da equipe.

Além disso, ter uma responsável pelos projetos também é o ideal. Nesse sentido, o setor jurídico pode contratar uma pessoa específica por projeto ou escolher o cabeça de cada projeto.

Um sistema jurídico também pode contribuir nesse sentido. Isso porque, a depender do projeto a gestão pode ser feita por ele. Ainda podem ser implementadas outros sistemas focados especificamente em gestão de projetos, como o Asana e o Airtable.

5. Invista em um software de gestão jurídica

Por fim, uma dúvida de muitos gestores de empresas é sobre a implementação de um software para departamentos jurídicos. A realidade é que, um sistema pode auxiliar e muito o setor em atividade mais mecânicas.

Assim, o departamento consegue se dedicar mais a atividades mais intelectuais e estratégicas. Com um software jurídico, por exemplo, o departamento irá receber notificações oficiais.

Com essa antecipação, o departamento jurídico consegue evitar judicializações e se antever para propor acordos extrajudiciais. Isso permite que a imagem da empresa se mantenha positiva.

Além disso, com um software jurídico, o departamento elimina o uso de documentos físicos e as inúmeras planilhas, afinal, todas as informações necessárias ficam armazenadas no próprio software. Em sistemas como o Projuris Empresas, é possível armazenar todas as informações na nuvem, o que garante mais segurança, além da possibilidade de acesso de qualquer lugar.

Uma outra vantagem do software é que é possível, com ele, automatizar as capturas de andamentos processuais, além de criar notificações para as datas relacionadas a contratos, certidões, alvarás, entre outros. Assim o setor jurídico não perde nenhum prazo.

Como utilizar um software jurídico para empresas

Agora que já te apresentamos as vantagens do software jurídico no departamento, vamos te mostrar com mais detalhes como utilizar esse sistema no setor.

Organização e controle das atividades

O software jurídico também pode ser um aliado na organização e no controle das atividades. Isso porque, além de ter a visualização de suas atividades pessoais, você consegue visualizar as atividades de toda a área.

E, em softwares como o Projuris Empresas, ainda é possível trabalhar com fluxos de trabalho (workflows). Toda solicitação ou requisição de atividade ao setor jurídico é feito por dentro do sistema, o acompanhamento de prazos e o tempo gasto na execução são registrados ali.

Os gestores conseguem ver quem está mais sobrecarregado, quais demandas estão paradas, quais profissionais do time precisam de ajuda ou reforços, e assim por diante.

Geração de documentos

Uma outra atividade mecânica realizada em departamentos é a produção de documentos, como peças processuais, minutas de contrato, pareceres, entre tantos outros. Alguns sistemas como o Projuris Empresas, possuem funcionalidades que permitem a elaboração de documentos de maneira mais célere.

Nesse tipo de software para o setor jurídico, exitem bancos de documentos padrão. No Projuris Empresas, chamamos isso de Biblioteca Jurídica. Ali, além dos modelos pré-elaborados, ainda é possível criar e incluir modelos próprios.

E, o melhor, o sistema faz o preenchimento de variáveis por você. Ao invés de preencher manualmente as informações de identificação da parte, por exemplo, o advogado precisa apenas revisar essas informações. E, com isso, a elaboração do documento pode ser concluída mais rapidamente.

Geração de relatórios

Ademais, uma funcionalidade que permite analisar melhor algumas situações é a possibilidade da geração de relatórios. Com os relatórios de processos, analisar gaps que a empresa tem se torna ainda mais fácil.

Além disso, é importante entender que a emição de relatórios jurídicos por meio de um sistema é muito simples. Esqueça todo aquele procedimento manual de compilação de dados. No Projuris Empresas, por exemplo, é possível personalizar centenas de relatórios, em poucos cliques.

Os relatórios também podem ser utilizados para identificar gaps no trabalho da equipe, acompanhar a demanda de trabalho, visualizar as características da carteira de processos judiciais, monitorar contratos vigentes ou a vencer, e muito mais.

Controle financeiro do setor jurídico

Por fim, sabemos que o setor jurídico é apenas uma área da empresa. Sabemos também que uma empresa que se divide por setores destina um budget para cada área, e que diferentes áreas precisam prestar contas sobre esse orçamento.

No jurídico corporativo, além de controlar os salários ou honorários devidos aos colaboradores, ainda pode ser necessário controlar:

• honorários e pagamentos de advogados ou outros fornecedores terceirizados;
• exigíveis e recebíveis atrelados a contratos;
• provisionamentos associados aos processos judiciais;
• garantias, seguros e depósitos judiciais.

Dessa maneira, um software que permita que o departamento facilite o controle de todas essas operações financeiras, e esteja integrado aos setores financeiro e contábil, é essencial.

Por isso, na hora de contratar um software, verifique sempre se ele tem integração com o ERP da sua empresa.

Isso porque, com mais organização e controle financeiro, os investimentos são melhor alocados e gastos desnecessário são cortados. Tudo isso, faz com que a empresa seja mais lucrativa.

Como definir metas para setor jurídico?

Um dos passos essenciais para organizar o setor jurídico é definir metas claras para toda a equipe, com um prazo para sua execução. Advogados que vem de uma atuação exclusivamente em escritórios de advocacia podem ter dificuldade em estabelecer metas especificas para o cenário corporativo. Por isso, aqui, reunimos 4 exemplos de metas que você pode aplicar. Veja.

Meta jurídica 1: Carga de trabalho por colaborador da equipe

Metas individuais são importantes para manter todo o time engajado na obtenção de resultados. Por isso, especificar a carga de trabalho – e de entregas – esperada pode ser um divisor de águas.

Na hora de estabelecer essa meta, considere o que são as atividades centrais de cada colaborador. Um analista de contratos, que tem por atividade principal a elaboração e revisão de contratos, deve ser medido pelo volume de contratos trabalhados – e não por outros tipos de demanda, por exemplo.

Além disso, é importante pré-definir como essas metas serão medidas. Com um software para departamentos jurídicos, como o Projuris Empresas, por exemplo, você pode medir quantas requisições de elaboração de contratos foram cumpridas por cada colaborador. E, mais do que isso, pode mensurar até quanto tempo tem sido gasto nessa atividade.

Meta jurídica 2: Redução no SLA de atendimento do jurídico

O SLA (Service Level Agreement ou Acordo de Nível de Serviço) é a métrica que indica quanto tempo um setor ou área tem para dar resolução ou atender a um determinado tipo de chamado. Por exemplo, o SLA para elaboração de um parecer pode ser de 14 dias úteis.

A redução do SLA – que pode ser estabelecida a partir de um percentual de redução, ou de um número fixo de dias de diminuição – representa, portanto, que o setor jurídico conseguirá atender a demanda de forma mais célere. E, com isso, impactará positivamente toda a operação.

Para trazer um exemplo prático de como essa meta pode ser positiva, já compartilhamos aqui o caso do Grupo Edson Queiroz, que conseguiu reduzir o tempo médio de análise interna dos contratos, de 14 para 8 dias. Uma redução de 42%, que melhorou a credibilidade e confiança no jurídico, e ainda deu mais agilidade aos processos contratuais de toda a empresa.

Meta jurídica 3: Aumento do volume de litígios judiciais resolvidos por meio de acordo

Essa meta para departamentos jurídicos é especialmente necessária em organizações que tem uma grande carteira de processos judiciais. Nesse cenário, é provável que muito tempo e recursos estejam sendo empregados em atividades contenciosas, como o monitoramento de andamentos, a elaboração de defesas, o acompanhaemnto de prazos e audiências, a realização de depósitos, e assim por diante.

Resolver esses litígios por meio da proposição de acordos judiciais é, portanto, um caminho que pode impactar positivamente no caixa da empresa.

Para mensurar essa meta jurídica, será necessário comparar o volume total de litígios, com a parte destes que foi resolvida por acordo ou outra solução consensual. É recomendável indicar um número ou percentual que deseja-se atingir ao final de um período – como um ano, ou semestre.

Por fim, lembre-se que para colocar essa estratégia em prática, é preciso definir claramente uma política de acordos para o seu jurídico.

Meta jurídica 4: Redução no número de atrasos na aprovação e assinatura de contratos

Muitos departamentos jurídicos enfrentam dificuldades e lentidão na hora de aprovar e concluir a assinatura de contratos. Como essas etapas costumam envolver diferentes figuras, e níveis mais altos de gestão, é comum que o processo emperre e o prazo para firmar o contrato se estenda além do planejado. Por isso, atrelar uma meta de melhoria a esse problema pode ser um incentivo para evoluir.

Para medir essa meta no departamento jurídico, é preciso primeiro estabelecer um SLA para cada um desses procedimentos. Isto é, qual o tempo máximo para aprovação de um contrato? E, para a assinatura dele? Depois, é preciso ter controle sobre a execução dessas atividades em cada documento. Parece complexo, mas softwares como o Projuris Empresas fazem isso automaticamente.

Ao final, a mensuração se dá verificando quantos contratos foram aprovados e assinados fora do SLA previamente acordado. Você pode estabelecer uma meta que se baseie na redução desse volume total, ou na redução do percentual de atrasos em relação ao volume total de contratos que passam pelo jurídico em um determinado período.

Veja aqui outros indicadores de contratos, e se inspire para criar suas metas.

Perguntas frequentes

Conclusão

Agora você já sabe como implementar e organizar um departamento jurídico. Além disso, você já conseguiu entender como um passo a mais, e organizar metas para o setor jurídico, de acordo com as especificidades do seu cenário. Com todas essas informações, basta começar a colocar a mão na massa.

Gostou deste artigo? Veja também:

• Departamento jurídico: Como funciona e importância
• Gestão de departamento jurídico x escritório de advocacia
• Terceirização do Departamento Jurídico: Quando vale a pena?
• Como fazer gestão jurídica? 5 dicas práticas
• Central de Colaboração: como eliminar trocas de e-mails e criar documentos colaborativos no Projuris