Conheça uma alternativa para a gestão manual de contratos que garante eficiência, agilidade e mais segurança aos processos da empresa: o ERP gestão de contratos.
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Em um mundo de negócios dinâmico e competitivo, a gestão eficiente de contratos é crucial para o sucesso de qualquer empresa. Contratos garantem direitos e obrigações entre as partes, definem prazos, valores e responsabilidades, e impactam diretamente nos resultados financeiros e na reputação da organização.
No entanto, gerenciar manualmente uma grande quantidade de contratos pode ser um desafio complexo e trabalhoso. É aí que entra em cena o ERP para gestão de contratos, uma ferramenta que automatiza e otimiza toda a gestão do ciclo de vida de um contrato.
Neste artigo, vamos explorar os benefícios de utilizar um ERP para gestão de contratos, as principais funcionalidades oferecidas, e como escolher a ferramenta ideal para as necessidades do seu negócio.
O que é ERP?
A sigla ERP do inglês trata-se da expressão enterprise resource planning, em tradução livre é planejamento de recursos empresariais. No Brasil, usamos o termo ERP para tratar de sistemas que centralizam dados e processos de uma organização. Ele funciona como uma banco de dados de todos os processos das mais diversas áreas. E, além de guardar informações auxilia na gestão.
Contudo, a realidade da gestão empresarial é mais segmentada. Dificilmente um gestor financeiro por exemplo, terá acesso aos documentos dos colaboradores retidos pela área de recursos humanos. Um sistema ERP generalista irá atender às áreas de forma superficial, portanto o melhor caminho é o uso de softwares especializados.
O conceito de ERP aplica-se nas plataformas especializadas na medida em que elas atendem toda a demanda de uma área de forma profunda. O Projuris por exemplo, cuida da gestão jurídica das empresas no contencioso, societário, contratos, peticionamento, acordos, certidões, alvarás e licenças. Todas as demandas abraçadas por módulos especializados na mesma plataforma. Ofertamos um ERP Jurídico.
O que é ERP gestão de contratos?
É um sistema que atende aos recursos empresariais da área de contratos, cuida de todo o ciclo de vida dos contratos e atende por completo as demandas dos gestores contratuais. São os softwares que permitem da solicitação de novos contratos até a renovação das minutas. Substituem as inúmeras planilhas de controle de contratos manuais.
Geralmente as empresas adotam um ERP para gestão de contratos, quando há mais de 50 contratos ativos e estes representam um custo mais alto para o negócio. Neste ponto, fazer o gerenciamento a mão leva mais tempo e torna o processo suscetível a erros humanos, tais quais esquecimento de prazos e elaboração equivocada de cláusulas contratuais.
O que faz um ERP para contratos?
Um sistema para gestão de contratos geralmente conta com diversas funcionalidades que podem ser usadas pela empresa de forma que atenda às suas necessidades de gestão. O principal benefício são as tarefas automatizadas e fluxos de trabalho pré-definidos.
O ERP de contratos acompanha o ciclo de vida dos seus documentos, veja:
– Requisições:
Sem um sistema, novas minutas contratuais são solicitadas por mensagem ou e-mail e então, os gestores jurídicos da área de contratos, devem elaborá-las. Já, quando a empresa usa um software, a requisição é preenchida pelo solicitante dentro do sistema e o solicitado recebe um alerta e os dados da demanda e cria o contrato sem trocar de tela.
– Escrita de minutas:
Com o uso do ERP gestão de contratos, tal qual o Projuris Contratos, a escrita das minutas é feita no editor online nativo do sistema. Há duas opções: selecione um modelo pré-cadastrado na biblioteca jurídica ou então, crie seu contrato do zero com o apoio do assistente IA.
A inteligência artificial sugere cláusulas, revisa seu texto e sumariza seus contratos. Após o texto pronto envie para revisão de outra pessoa da equipe pela própria plataforma.
– Central de colaboração:
Outra funcionalidade importante dos softwares de gestão é a central de colaboração, ela mantém todas as informações trocadas pela equipe envolvida na minuta em um único lugar, funciona como chat. Trazendo mais segurança e agilidade. Além disso, permite editar contratos simultaneamente a outros usuários e ter o registro do histórico de alterações.
– Assinatura digital:
Na hora de assinar os contratos da companhia, esta tarefa ainda é feita a mão? Ou seu software de gestão de contratos não tem assinatura digital?
Um bom ERP conta com assinatura digital nativa e/ou integrada, dessa forma com a minuta aprovada, envie-a para ser assinada pelas partes na ordem que preferir, sem fazer download e upload no processo. Depois de assinado, o sistema guarda o contrato final para você.
– Gestão do contrato ativo:
O que falamos até então são atividades pontuais na execução de um novo contrato, mas sabemos que a rotina da maior partes dos gestores de contratos é o gerenciamento dos contratos ativos: conferência de prazos, anexo de comprovantes de pagamento e aditivos de contrato, correção de valores, análise de dados e criação de relatórios, entre outras necessidades próprias de cada empresa.
E como o ERP ajuda na rotina?
| Controle de prazos | Lembrar-se com antecedência sobre o vencimento de um contrato permite decidir sobre a renovação, revisão ou encerramento da minuta. Com o prazo perdido, a empresa perde a oportunidade ou atrasa a renovação caso tenha interesse. No ERP gestão de contratos, cadastre notificações prazo para antes do vencimento, no dia e pós vencimento. Prazos de pagamento também podem ser cadastrados |
| Dashboard nativo | Acompanhe minutas ativas, vencidas e encerradas, principais fornecedores e requisições pendentes sem abrir uma a uma. Ainda, gere relatórios em poucos cliques e comprove a eficiência do setor jurídico e impacto nos resultados da empresa a partir de dados. |
| Controle financeiro | Crie eventos e alertas a partir dos exigíveis do contrato cadastrado e evite pagamentos fora do prazo. Em acréscimo a isto, guarde as notas fiscais anexadas ao contrato. |
| Busca avançada de contratos | A barra de busca dentro do software te permite filtrar por tipo de contrato, data, responsável e também buscar pelo nome do documento. |
| Correção de valores | Para os contratos com os valores passíveis de reajuste, como o contrato de aluguel, no uso do ERP de contratos, os índices são calculados e os valores atualizados automaticamente seguindo o IGP-M, IPCA ou INPC. |
Benefícios do ERP gestão de contratos
Ainda não usa um sistema de contratos, faz a gestão a mão e não tem certeza se vale a pena para a sua realidade? Listamos alguns dos benefícios de contratar um ERP de contratos adesivo às necessidades do seu negócio.
- Aumento da produtividade: otimizando os processos do negócio e usando das automatizações e assistente IA, sua equipe conclui as tarefas em menor tempo.
- Insights estratégicos: o acompanhamento de dados pela dashboard do sistema permite tomar decisões mais inteligentes e baseadas em evidências.
- Rapidez na emissão de relatórios: o sistema já é habilitado para gerar relatórios de forma intuitiva e ágil.
- Menor risco de erros humanos e vazamento de dados: toda ação é monitorada, pelo histórico de alterações e atividades automatizadas é possível controlar quem tem acesso aos contratos e quais mudanças foram feitas.
Como escolher o melhor ERP para gestão contratual?
A resposta mais óbvia é: o sistema mais completo. Porém, antes te convidamos a analisar quais as necessidades reais do setor de contratos:
- Quantos contratos ativos a empresa tem?
- Quais as principais atividades da área de contratos?
- Qual a principal queixa da empresa? Em que etapas geralmente acontecem erros?
Com as necessidades mapeadas, você irá buscar a plataforma que atenda a todas elas. Pois não adianta a empresa ofertar as melhores funcionalidades se você não compreende para que irá usá-las.
Os softwares mais completos do mercado terão: requisições, biblioteca de modelos de contratos, assinatura digital, fluxos de trabalho automatizados para gestão do contrato ativo, controle de procurações e societário.
Conheça o Projuris Contratos-ERP com melhor custo-benefício
O Projuris Contratos é a solução da Projuris que atende aos gestores jurídicos e/ou gestores de contratos em todas as suas necessidades. Nosso sistema ERP contempla todo o ciclo de vida dos contratos, te auxilia desde a elaboração da minuta e permite renovações de contrato automatizadas.
Com ele, você controla solicitações, cria, edita e analisa minutas e contratos. Além da possibilidade de gerir seus contratos com inteligência artificial. Ganhe tempo com uma IA para contratos (Contract IA) que escreve e revisa cláusulas, além de uma automação que preenche os dados variáveis das minutas por você.
Nossos clientes apontam uma redução de até 42% no SLA da aprovação a assinatura dos contratos usando o Projuris. Ofertamos o software com o melhor custo benefício por funcionalidade do mercado.
Quer saber como o Projuris atende às suas necessidades e dores da operação? Fale com um de nossos consultores
Conclusão
Ao implementar um sistema ERP para gestão de contratos, você estará investindo em eficiência, segurança e lucratividade para o seu negócio. A escolha do Projuris Contratos se destaca como a solução ideal para empresas que buscam:
- Centralização completa da informação: tenha acesso instantâneo a todos os seus contratos em um único lugar, com total segurança e confiabilidade.
- Automação inteligente: diga adeus às tarefas manuais repetitivas e libere tempo para atividades estratégicas. O Projuris Contratos automatiza fluxos de trabalho, notificações e prazos, garantindo que você nunca mais perca um vencimento importante.
- Gerenciamento completo do ciclo de vida: crie, negocie, aprove, assine, execute e monitore seus contratos de forma eficiente, com total visibilidade em todas as etapas.
- Conformidade legal garantida: mantenha seus contratos em conformidade com as leis e regulamentações vigentes, evitando multas e problemas jurídicos.
- Tomada de decisões estratégica: obtenha relatórios e análises avançados para embasar suas decisões estratégicas e otimizar o desempenho dos seus contratos.
- Redução de custos: elimine custos desnecessários com retrabalho, multas e perda de oportunidades.
Com o Projuris Contratos, você terá a gestão completa e eficiente dos seus contratos na palma da sua mão. Agende uma demonstração e veja como nosso sistema funciona.