ERP Jurídico: o que é, como funciona e quando usar

A sigla ERP –  Enterprise Resource Planning – é utilizada no Brasil para designar sistemas de gestão empresarial robustos, que concentram todos as tarefas e fluxos de trabalho de um negócio. O ERP Jurídico, por sua vez, é uma opção especializada na gestão de processos jurídicos.

Ferramentas como o ERP Jurídico não são mais uma tendência, mas sim uma realidade. Até 2026, segundo relatório do Gartner Group, 40% dos departamentos jurídicos terão implementado tecnologia para apoiar a automação do trabalho mantido internamente, incluindo triagem de demandas e fluxos de trabalho.

Mas, você sabe como uma ferramenta dessas funciona? O que um ERP jurídico pode ou não fazer? E, quais critérios considerar, na hora de escolher uma ferramenta desse tipo? Siga com a leitura, para encontrar todas essas respostas.

O que é ERP Jurídico?

Um ERP jurídico é um tipo de software que oferece, em uma única plataforma, recursos para gerir todo tipo de demanda que pode chegar a um grande escritório de advocacia ou a um departamento jurídico. Nesse sistema, costumam estar reunidos os processos internos, atividades, fluxos de trabalho, documentos e dados de toda a operação jurídica.

A centralização trazida por um ERP jurídico não tem o mérito, apenas, de unificar processos. No geral, o uso de uma tecnologia como essa contribui para reduzir significativamente o número de tarefas manuais que precisam ser realizadas, aumentando o controle sobre a operação e melhorando a produtividade da equipe.

Softwares ERP podem ser instalados nas máquinas dos colaboradores, ou armazenados em nuvem – quando ficam disponíveis de qualquer lugar. A segunda opção é cada vez mais comum, afinal, a mobilidade é uma realidade na rotina de muitos profissionais.

Além disso, quando pensamos no que é um ERP Jurídico, é fundamental entender que ele geralmente é desenvolvido por empresas desenvolvedoras de software especializadas no mercado. Afinal, como veremos em mais detalhes na seção que trata da distinção entre um ERP convencional e a opção jurídica, neste último caso é preciso atender a demandas bastante específicas dos profissionais do Direito.

Para que serve um ERP Jurídico?

No geral, um ERP tem por pretensão ser uma ferramenta completa. Por isso, mesmo os ERPs jurídicos, que são softwares nichados, costumam trazer uma grande variedade de módulos e funcionalidades para contemplar, por exemplo:

• contencioso;
• advocacia consultiva;
• atividades financeiras, como controle de honorários, terceirizados e provisionamento;
• gestão contratual;
• relacionamento com outras equipes internas ou clientes;
• gestão de prazos e produtividade;
• gestão de documentos diversos, como procurações;
• entre outros.

Ainda, embora não seja core de um ERP Jurídico, é comum que muitas soluções desse tipo tragam nativamente bons painéis de dados e indicadores jurídicos.

Nesse sentido, está claro que esse tipo de software para a área jurídica acaba servindo não apenas para organizar as áreas operacional e tática, mas também para oferecer subsídios à gestão.

Qual a diferença entre um ERP Jurídico e um ERP não especializado?

Um sistema ERP convencional é aquele que abarca todas – ou a grande maioria – das áreas de uma empresa. Isso inclui, por exemplo, finanças, gestão de pessoas, contratos, suprimentos, clientes e mais. Assim, nesse modelo, todos os diferentes departamentos da empresa precisam acessar um mesmo software.

Já um ERP jurídico é o sistema que abarca exclusivamente os processos e procedimentos de um departamento jurídico, ou de uma grande banca. Neste caso, ainda estão presentes funcionalidades relacionadas ao controle financeiro, gestão de atividades e produtividade, contratos, cadastros de clientes e parceiros, e assim por diante.

Porém, no caso do ERP Jurídico, o foco está em abarcar ações que são exclusivas do jurídico, como o monitoramento e captura de novos processos judiciais, o controle de procurações, ou a revisão e aprovação de minutas contratuais.

Para quem é um ERP jurídico? Quando contratar?

Há duas situações em que um ERP jurídico se aplica:

• em empresas que tem departamento jurídico interno;
• em escritórios de advocacia de médio e grande porte, principalmente.

Mas, por que o ERP jurídico se adequa a esses públicos? Porque essas operações, em geral, contam com uma variedade de demandas legais, que apenas um sistema completo pode atender. Outros softwares isoladamente – como soluções de assinatura digital, apis de consulta de processos ou softwares para filtro de jurisprudência – não darão conta de atender à rotina desse tipo de equipe.

Além disso, em grandes bancas ou no jurídico corporativo, ferramentas de organização simples podem ser utilizadas, mas costumam trazer muitas imprecisões, necessidade de alimentação manual e erros. Estamos falando de planilhas, drives de armazenamento em nuvem ou ferramentas de organização como Monday, Trello e outras, que ainda são bastante comuns, mas não trazem um ganho de automação ou produtividade.

Muitos departamentos ou escritórios usam esse tipo de ferramenta por longos períodos. Eles costumam perceber que é hora de aderir a uma solução mais robusta, como um ERP jurídico, quando:

• Precisam aumentar a equipe, ou já mantém uma equipe grande, com pessoas focadas majoritariamente em tarefas manuais, como preenchimento de planilhas e documentos;
• Não há rastreabilidade de dados e documentos, que podem ser perdidos ou esquecidos, pela forma como estão armazenados;
• Há problemas com SLA muito longo ou morosidade para atender às demandas de outros setores ou de clientes;
• Há perda de prazos importantes, seja em processos judiciais, contratos, certidões, licenças, ou outros compromissos;
• Não há controle de produtividade, desempenho e eficiência da equipe;
• É difícil emitir relatórios e controlar indicadores, inclusive aqueles financeiros.

Esses são apenas alguns sinais de que um ERP jurídico pode ser bem-vindo na sua operação. Mas, quais tipos de problemas essa ferramenta pode resolver? Listamos alguns, abaixo.

Quais as vantagens de um ERP Jurídico? Benefícios mais comuns

Usando um ERP jurídico ou outra ferramenta similar de gestão completa, como um software jurídico, é possível obter uma série de vantagens, no nível operacional, tático e de gerenciamento. Cada operação pode obter benefícios diferentes, mas reunimos aqui alguns dos mais comumente relatados por quem já usa. Confira!

1. Centralização e organização de dados

Um bom ERP jurídico permite que toda a equipe substitua controles paralelos, pastas de armazenamento, nuvens, planilhas de controle, cadastros de clientes em papel e mais, por uma única plataforma.

Além de unificar todas os documentos e dados, a centralização traz outro benefício associado. Fica mais fácil encontrar as informações que você precisa, de qualquer lugar. Em poucos cliques, é possível encontrar determinado cadastro, sem precisar acessar mais de um banco de dados, ou perder tempo procurando pela informação deseja.

Para além, é facilitado não apenas o acesso, mas também o controle sobre quem tem acesso. As melhores soluções em ERP jurídico do mercado, como o Projuris Empresas, podem rastrear e armazenar o histórico de acesso e edição, tanto para cadastros, quanto para pastas de arquivo, fluxos de trabalho e documentos digitais.

Ou seja, a centralização não apenas reduz a busca manual, ou problemas com dados dispersos. Ela também dá mais segurança para toda a operação, em atendimento às diretrizes de legislações como a LGPD.

2. Automatização de tarefas

Um ERP jurídico não substitui o trabalho humano, mas certamente facilita muitas tarefas do dia a dia. Na prática, ele faz com quem uma série de procedimentos recorrentes possam ser feitos de maneira menos manual e, por isso, mais ágil.

Um exemplo é o preenchimento de planilhas, outro é a geração de relatórios. Ao invés de anotar e compilar informações manualmente, com um ERP para a área jurídica, é possível ter todos os dados a mãos em poucos cliques.

O efeito prático, portanto, é que os profissionais da sua equipe poderão se concentrar em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.

3. Mais produtividade

ERPs jurídicos podem ajudar a aumentar a produtividade do time de diferentes formas. Uma delas, a mais óbvia, é reduzindo o tempo gasto em atividades manuais – como você viu na seção anterior. Com isso, a equipe consegue entregar mais tarefas, com menos esforço, e em menor tempo.

Mas, esse não é o único caminho. Um bom ERP costuma conter dashboards jurídicos, quem podem auxiliar a gestão a enxergar onde estão os gaps da operação. Isto é, quais processos, procedimentos ou tarefas estão sobrecarregando a equipe. Ou, ainda, em quais etapas há maior perda de tempo.

Com essas informações, é possível implementar ações para que um mesmo time seja capaz de lidar com um volume maior de trabalho, de maneira mais inteligente – e menos desgastante.

4. Melhorias na gestão

Uma das maiores dificuldades de grandes bancas ou departamentos jurídicos é ter dados para entender quais profissionais do time estão fazendo o que, quem está se saindo melhor, onde estão os gaps e oportunidades de crescimento, e assim por diante.

Por isso, uma das grandes vantagens de usar um ERP Jurídico é ter dados estruturados para mediar e avaliar todos esses casos, e muitos outros.

Assim, os gestores responsáveis por tomar decisões podem ter uma visão mais ampla e detalhada de toda a operação. E, claro, tem números para embasar suas percepções. Saindo, assim, do achismo e adentrando em uma gestão data driven.

5. Mais segurança e proteção de dados

Como você viu, bons ERPs para a área jurídica costumam contar com rastreabilidade de dados, garantindo que toda a informação imputada ou modificada seja rastreável. Mas essa é apenas uma das maneiras pelas quais eles colaboram na segurança e proteção de dados.

Além de centralizar toda a troca de informações, ERPs jurídicos como o Projuris Empresas contam com recursos adicionais de prevenção, como por exemplo:

• políticas e configurações para senhas complexas e dupla autenticação, limitando possibilidades de acesso indevido;
• armazenamento e banco de dados em grandes provedores, como a Amazon, que mantém rigídos protocolos de segurança;
• criptografia para dados sensíveis ou transações.

Esses métodos fazem com que manter seus dados em um ERP jurídico seja muito mais seguro do que armazená-los em sistemas e bancos paralelos.

Como escolher um ERP Jurídico? 3 critérios fundamentais

Agora que você já entendeu como funciona um ERP Jurídico, é possível que esteja se perguntando como escolher um para a sua operação. Afinal, no cenário atual, existem muitos fornecedores que dizem oferecer essa tecnologia.

Para ajudar você na missão, listamos 3 critérios que precisam ser considerados, na hora de contratar uma solução desse tipo, veja.

1. Facilidade de uso e interface intuitiva

ERPs convencionais são conhecidos por serem softwares complexos, que muitas vezes exigem treinamento e formações para serem utilizados. Embora isso possa acontecer em se tratando de um ERP jurídico, o ideal que as funcionalidades básicas estejam compreensíveis de modo intuitivo.

Ou seja, seus novos colaboradores devem ser capazes de usar os aspectos básicos do software de modo natural, apenas com orientações básicas ou treinamentos curtos. Os treinamentos longos e consultorias, neste caso, não são desprezíveis, mas devem servir para evoluir e aprimorar o uso do software – e não como requisito para começar a utilizá-lo.

Para garantir um software intuitivo e fácil de usar, é sempre importante agendar uma demonstração ou testar o produto antes. Assim, você consegue conhecer mais sobre a interface e navegação do software, na prática.

2. Segurança e credibilidade do fornecedor

Sempre avalie se o fornecedor de software é reconhecido no mercado, tem credibilidade e experiência em fornecer esse tipo de tecnologia. Quando falamos de sistemas, como um ERP Jurídico, a insfraestrutura técnica e de equipe do fornecedor é muito importante para que a aplicação tenha:

• estabilidade;
• menos bugs e erros;
• segudança de dados;

Por isso, sempre cheque opiniões de quem já usa e verifique as especificações técnicas do ERP que voc~e está considerando adquirir.

3. Escalabilidade

De nada adianta escolher um ERP Jurídico que atende a realidade da sua operação hoje, se ele não for capaz de seguir atendendo ao volume de demandas em 2 ou 5 anos. É sabido que migrações de software representam um grande dispêndio de tempo e recursos, por isso considere contratar uma ferramenta com potencial para lhe atender no médio e longo prazo.

Um exemplo de como garantir a escalabilidade ocorre pela avaliação dos módulos ou funcionalidades adicionais quem ERP pode conter.

Veja, por exemplo, o caso do Projuris Empresas. É possível contratar o software contendo apenas alguns módulos essenciais a qualquer departamento jurídico com demandas contenciosas. Mas, conforme a empresa cresce e o volume de patrimônio e obrigações legais aumenta, também é possível contratar módulos adicionais, como aqueles para gerir ativos veiculares, imóveis, certidões, licenças, entre outros.

4. Suporte

Sistema de gestão complexos, como um ERP jurídico, podem exigir ajuda especializada, por meio de suporte. Por isso, na hora de contratar, preste atenção ao modelo de suporte oferecido, entenda quais são as opções de SLA – ou seja, qual o tempo de resposta para seus chamados -, bem como, quais os canais para entrar em contato.

Lembre-se que as condições de suporte são especificadas em contrato, por isso, garanta que você está adquirindo o nível de suporte que realmente precisa.

5. Atualizações

ERPs jurídicos podem receber atualizações periodicamente, tanto para corrigir bugs e inconsistências, quanto para receber aprimoramento em funcionalidades já existentes, ou novas. Bons ERPs são aqueles que contam com uma estrutura de desenvolvimento, capaz de fornecer atualizações e melhorias constantes no software, por isso, esse é um ponto que você deve considerar.

Outra maneira de entender como seu futuro fornecedor lida com atualizações é verificando se há canais para fazer sugestões de melhorias, ou pesquisas de satisfação. E, ainda, se a empresa antecipa o calendário de atualizações futuras, por meio de um roadmap ou outro descritivo.

6. Comparação custo x benefício

Por fim, é importante que você faça uma avaliação de custos x benefícios, comparando diferentes opções de ERP Jurídico. Na hora de fazer a comparação, é importante não olhar exclusivamente para a rúbrica de preço. Mas, sim, botar frente a frente as funcionalidades e vantagens oferecidas por cada player.

Lembre-se, ainda, em considerar o médio e longo prazo. A possibilidade futura de precisar contratar módulos, funcionalidades ou licenças adicionais não deve ser ignorada.

Como implementar um ERP Jurídico?

A implementação de um novo software não precisa ser uma dor de cabeça, mas é importante alinhar expectativas e prazos, para que todos os envolvidos fiquem satisfeitos.

Ao contratar um ERP jurídico, é comum que as especificações sobre como será o processo de implantação estejam previstas em contrato. Cada sistema pode ter um passo a passo distinto, mas a implementação geralmente envolve:

1. Preparação da equipe interna ou dos principais usuários do software no dia a dia, por meio de treinamentos;
2. Higienização de dados, para organizar as informações que sua empresa mantinha em outras ferramentas ou planilhas;
3. Importação de dados, para garantir que o histórico das suas informações esteja correto;
4. Configurações iniciais e personalizações, que vão variar conforme as funcionalidades que sua equipe usar;
5. Início do uso, e ajustes em eventuais para otimizar o uso quando na prática diária for detectada alguma necessidade.

É importante lembrar que ERPs Jurídicos hospedados em nuvem podem ter um processo de implementação ainda maior. Além disso, enquanto certas etapas podem ser conduzidas pelo fornecedor do software, outras tendem a ficar a cargo de quem o adquiriu.

Qual o melhor ERP Jurídico?

Existem dezenas de ERPs convencionais no mercado brasileiro, mas quando se trata de ERP Jurídico, o Projuris Empresas é uma das melhores opções disponíveis. Com mais de uma década de atuação, o sistema é a escolha de mais de 800 grandes empresas.

A tecnologia do Projuris Empresas permite que o jurídico gerencie, em uma mesma plataforma:

• processos judiciais;
• notificações e processos administrativos, incluindo aqueles de orgãos regulatórios e de proteção do consumidor;
• procurações;
• certidões, alvarás, licenças e outros documentos regulatórios;
• ativos imobiliários e veiculares, e todos os documentos associados a ele;
• provisões, garantias, depósitos, seguros e outros aspectos financeiros associados a processos judiciais;
• entre outros.

Para automatizar a captura e acompanhamento de uma série de informações em tribunais, autarquias, diários oficiais e outras publicações, o ERP Jurídico traz ainda mais de 600 robôs de automação. Por meio deles, o software já ajudou a gerenciar mais de 2 milhões de processos judiciais.

Quer saber mais sobre como funciona o Projuris Empresas? Agende uma demonstração rápida e sem compromisso.

Perguntas frequentes

Conclusão

Como você viu, um ERP jurídico tem o potencial de apoiar quase todas as áreas do setor legal, passando por temas do contencioso, mas também consultivo, contratos e gestão. A centralização de dados em uma ferramenta assim também fornece outro trunfo para os gestores: a possibilidade de ter dados à mão, para avaliar o cenário, promover ajustes e tomar decisões melhor embasadas.

Se você ainda não usa um ERP Jurídico, mas está considerando essa possibilidade, não deixe entrar em contato com a Projuris, uma das maiores fornecedoras desse tipo de software no país. Até a próxima!

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