Gerenciamento de escritório de advocacia: 6 estratégias incríveis

14/08/2020
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17/05/2023
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17 minutos

A advocacia se modernizou e hoje o advogado lida com novas práticas no gerenciamento de escritório de advocacia. Além de ferramentas, como os softwares jurídicos, novos modelos como a gestão horizontal e o home office foram incorporados na realidade dos escritórios.

Atualmente, fazer uma boa gestão na advocacia não é apenas um caminho para a profissionalização da banca. O gerenciamento de escritório de advocacia é inevitável para advogados que querem mais resultados e melhor posicionamento no mercado.

Diante de um mercado cada vez mais competitivo, é essencial apostar em uma boa gestão para conquistar melhores resultados e um time mais engajado e produtivo. No entanto, a maioria dos cursos de graduação em direito não focam suas grades curriculares em assuntos como gestão financeira, gerenciamento de escritório de advocacia, gestão de times, etc. 

Por conta da escassez de conhecimentos sobre empreendedorismo nos cursos, boa parte dos advogados e advogadas empreendedores buscam cursos e especializações nesse sentido. Além disso, torna-se rotina na vida desses profissionais o consumo de conteúdos sobre o mercado.

Nesse sentido, é importante entender as tendências e mudanças no mercado jurídico. Por isso, separamos neste artigo, as principais tendências do mercado da advocacia e dicas para fazer um bom gerenciamento do escritório de advocacia. Confira!

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Tendências do mercado jurídico.

Como já brevemente explicado no tópico anterior, existem algumas tendências do mundo jurídico que podem contribuir para melhorar os resultados do gerenciamento do escritório de advocacia. Vou detalhar cada uma a seguir.

1 – Foco no cliente também é parte do gerenciamento de escritório de advocacia

Um dos assuntos mais abordados quando se fala de gestão é o sucesso do cliente. Isto porque, cada vez mais as empresas de diversos segmentos entenderam que, manter o foco da empresa no cliente é a maneira mais eficaz de garantir, não só maior tempo de vida do cliente na empresa (LTV), como também garantir a aquisição de novos clientes.

Quando falamos de gerenciamento de escritório de advocacia, isso também é real. Manter um bom atendimento ao cliente em escritórios é essencial para fidelizar clientes. Além disso, manter a velocidade nas entregas para esse clientes também é uma maneira de garantir a fidelidade.

Alguns softwares jurídicos, por exemplo, tem áreas específicas para que os advogados façam esse atendimento o mais rápido possível. Assim o cliente se mantém informado acerca do processo dele.

Além disso, muitos desses sistemas possuem integrações que permitem que o advogado compartilhe com seus clientes informações de processos por meio de aplicativos que eles utilizam. Com isso, mais tempo é poupado.

Além da comunicação, as mudanças tecnológicas permitiram diversas ações que tornam nossas atividades mais acessíveis. Nesse momento de pandemia, por exemplo, onde as reuniões presenciais estão proibidas, cada vez mais se tem utilizado ferramentas de reuniões online.

Já se vê inclusive julgamentos e outras atividades jurídicas sendo realizadas por Webconferencias. Assim sendo, por que não continuar utilizando essas ferramentas, como o zoom e o Googlemeet, para reuniões não presenciais com seus clientes?

Além de poupar os gastos com salas de reuniões ou aluguel de coworkings para reuniões, você pode poupar o tempo de deslocamento, afinal você não o fará. Também, a quantidade de reuniões possíveis num mesmo dia, se torna muito maior, e consequentemente, você, seu cliente e sua equipe, tem mais tempo para outras atividades.

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2 – Employee Experience

Ainda falando sobre os clientes. Um assunto que é muitas vezes esquecido é a atenção ao que chamamos de clientes internos. Ou seja, os colaboradores, desde o advogado até a recepcionista.

Manter um funcionário bem em seu ambiente de trabalho garante mais entrega, organização e responsabilidade da parte dele. Isto é, dar reconhecimentos e bonificações, recompensar os colegas sobre o trabalho e até dar feedbacks construtivos são importantes para que o seu funcionário esteja feliz.

Mas lembre-se que não é só isso, certo? Um salário justo e os auxílios garantidos pela lei também são muito importantes. Além disso, é essencial que seu funcionário tenham horas de descanso e lazer.

Uma solução que pode contribuir para que um funcionário do seu escritório de advocacia não fique sobrecarregado é fazer a gestão das atividades. Você pode utilizar um software jurídico, uma planilha ou até mesmo meios físicos, como quadros de atividades.

Contratar um sistema para gerenciamento de escritório de advocacia é uma tendência cada vez mais presente nos escritórios. Com um sistema, você pode, além de organizar toda sua rotina, entender e controlar a rotina do escritório. Assim, você consegue identificar pequenos gaps que podem prejudicar sua empresa e resolvê-los o mais rápido possível.

3 – Gerenciamento de escritório de advocacia com metodologias ágeis

Outra tendência cada vez mais utilizada nos mais diversos negócios para gestão de atividades e equipes são as metodologias ágeis. Elas podem ser a peça que faltava quando falamos de gerenciamento de escritório de advocacia.

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Metodologias como SCRUM, por exemplo, contribuem para a organização do escritório e para que os colaboradores saibam onde vocês estão e para onde estão indo. O SCRUM é uma metodologia que divide o trabalho em etapas (sprints). São colocados prazos e o funcionário precisa entregar um número x de atividades até aquela data. Assim fica mais fácil organizar e priorizar as atividades.

Outra metodologia é o KANBAN. Nela, você também coloca prazos de entrega. Porém, o colaborador controla com aquele básico – a fazer, fazendo, feito.

4 – Sistemas de gestão de escritório de advocacia

Como falei acima, uma tendência específica do mercado jurídico se relaciona com o momento atual de home office. Isso porque, cada vez mais escritórios de advocacia investem em sistemas de gestão para fazer o gerenciamento de escritórios de advocacia.

Esses sistemas contam com uma facilidade muito valorizada no direito. A possibilidade de gerir o escritório de qualquer lugar. Com um sistema de gestão, você consegue acessar todas as suas atividades e as atividades do escritório onde vocês estiver.

Além disso, você controla por eles os seus processos, andamentos, intimações, atividades dos colaboradores (compromissos e tarefas), além da facilidade de realizar a comunicação com o cliente por meio deles.

5 – Proteção de dados de acordo com a LGPD e a computação em nuvem

Com um software jurídico para gerenciamento de escritório de advocacia, além da possibilidade de acesso de qualquer lugar, o seu armazenamento em nuvem garante a segurança dos dados. Isso porque, com o armazenamento em nuvem nenhum dado se perde.

Sobre a proteção dos dados, um assunto em alta recentemente é a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A LGPD foi sancionada pelo presidente há alguns dias e já causa um alvoroço. Isso, pois vivemos a era dos dados.

Várias empresas utilizam dados seja para prospecção de novos clientes ou outras atividades. Na advocacia, o acesso à informação dos clientes é tarefa rotineira. Por isso, o cuidado quanto ao vazamento das informações é imprescindível, principalmente após o advento da LGPD.

Assim sendo, ter um método de armazenamento em nuvem, se faz essencial. Além disso, utilizar um software que permita o armazenamento dessas informações e ainda restrinja o acesso apenas a quem o dono do escritório permitir é indispensável.

Confira, então, a quem se aplica a LGPD e dicas básicas sobre a legislação

6 – Inteligência Artificial

A inteligência artificial está cada vez mais presente nos mais diversos segmentos. Ela pode contribuir de diversas maneiras em sistemas para escritórios de advocacia.

Existem Legaltechs que tem como serviço a utilização da inteligência artificial para criação de banco de dados de processos, ou até mesmo para pesquisas de jurimetria.

Alguns softwares de gerenciamento de escritórios de advocacia, como o Projuris ADV, também possuem inteligência artificial. Uma das tarefas da IA no Projuris ADV, por exemplo, é a sugestão automática de tarefas ao receber uma intimação judicial. É uma maneira de tornar o trabalho ainda mais rápido.

Dicas para fazer um bom gerenciamento do escritório de advocacia

Agora que você viu quais são as principais tendências do mercado jurídico, é o momento de entender quais ações e como implementá-las no seu escritório de advocacia. Assim, você garante o bom gerenciamento do escritório de advocacia e o aumento da produtividade e lucratividade.

1 – Aposte no modelo horizontal gerenciamento de escritório de advocacia

A maioria dos escritórios ainda centraliza as decisões nos sócios, gestores e advogados seniores. O modelo de gestão vertical, portanto, é o mais adotado, mas representa uma série de desvantagens para a advocacia moderna.

Além de ser um modelo mais hierárquico e rígido, na medida em que o escritório vai crescendo e se desenvolvendo como negócio, o alto escalão costuma ficar sobrecarregado. Além disso, como nesse modelo os advogados têm menos autonomia e não participam de forma ativa em decisões importantes, é comum que se engajem menos com o escritório e cedo ou tarde, acabem deixando a estrutura.

Em um modelo horizontal de gestão na advocacia, as decisões sobre clientes e sobre o próprio escritório são compartilhadas, favorecendo o engajamento e a interação entre os advogados. Nesse modelo, os profissionais contam com mais autonomia e mais responsabilidade, o que favorece não apenas o empoderamento do advogado, como também seu engajamento com a banca.

Hoje, escritórios que estão atentos à importância da gestão na advocacia já estão migrando para um modelo horizontal. Além de favorecer o crescimento e o desenvolvimento da banca, esse modelo evita a saída de profissionais valiosos que contribuem não apenas para o renome do escritório, mas também para a manutenção da cartela de clientes.

2 – Invista no gerenciamento de escritório de advocacia home office

O home office deixou de ser uma tendência, para se transformar uma necessidade na advocacia. Com a pandemia, migrar o time de advogados para o trabalho remoto foi inevitável e trouxe alguns desafios para o gerenciamento de escritório de advocacia.

Muitos escritórios já perceberam que trabalho remoto não é o mesmo que transferir os profissionais para o home office. Ter um planejamento, aprimorar a comunicação e contar com boas ferramentas de gestão é fundamental para quem quer manter um escritório ativo e com profissionais trabalhando em alta performance.

A gestão na advocacia em um ambiente remoto pode ser simplificado com o uso de um software jurídico. Com a tecnologia, ficou muito mais fácil organizar um fluxo de trabalho, fazer a gestão de tarefas e até se comunicar com um grupo de advogados.

As rotinas do escritório são previamente planejadas com um software jurídico. Assim, o advogado sabe exatamente o que precisa fazer e não fica dependendo de ordens ou e-mails para realizar suas tarefas com autonomia, dentro e fora do escritório.

Usando a ferramenta certa, fica mais simples organizar as atividades e monitorar a execução por cada membro do time, mesmo a distância.

3 – Invista na gestão de pessoas

Sobrecarga de trabalho, falta de motivação, alta taxa de rotatividade e baixa produtividade são alguns dos problemas que surgem quando a gestão de pessoas não é parte da gestão na advocacia. Para garantir bons resultados no mercado, o advogado deve instituir boas práticas para manter o time produtivo, engajado e atuando com foco em resultados.

Oferecer feedback constante, realizar treinamentos, investir na estrutura física e em um plano de carreira são algumas das medidas que devem ser incorporadas ao gerenciamento de escritório de advocacia.

Ter um time alinhado, produtivo e motivado, além de contribuir para melhores resultados, evita a perda de clientes. Afinal, sempre que um advogado deixa o escritório, é comum que seus clientes diretos acabem seguindo o profissional.

Sem dúvida, o time de advogados é um dos principais ativos de qualquer escritório de advocacia, por isso a gestão de pessoas não deve ser negligenciada por sócios e advogados gestores.

4 – Descomplique a gestão financeira

A gestão financeira costuma ser desafiadora para qualquer advogado. Afinal, a maioria não tem muita intimidade com números e planilhas e poucos dominam conceitos básicos da administração de uma empresa.

Hoje, entretanto, o advogado não precisa ser um expert em administração e contabilidade, para transformar seu escritório em um negócio sustentável e lucrativo. Usando ferramentas como um software jurídico, tudo o que ele precisa fazer é inserir os dados para que o sistema processe todas as informações financeiras da banca.

Esse tipo de ferramenta ajuda o advogado não apenas no controle do fluxo de caixa, como também facilita o processo de tomada de decisões. Afinal, a ferramenta consegue gerar relatórios financeiros que orientam a ação do advogado em sua gestão na advocacia.

Quando o caixa está em déficit, por exemplo, o advogado já sabe que está na hora de partir para a prospecção e cobrança de clientes inadimplentes. Em situações como essas, é possível negociar contratos com possíveis fornecedores, evitando empréstimos ou o consumo de recursos. Controlando o capital de giro, ele também tem clareza se existe a necessidade de um empréstimo ou se ele pode fazer investimentos na estrutura do escritório, por exemplo.

A gestão financeira não é nenhum bicho de sete cabeças e é um pilar do gerenciamento de escritório de advocacia. Assim, todo advogado deve tomar medidas para controlar o financeiro e assim tomar decisões estratégicas sobre o seu negócio.

5 – Invista na gestão de tempo para ter mais produtividade

Todo advogado sabe que tempo é dinheiro. Afinal, a maioria dos advogados usa timesheet para controlar o tempo e organizar a cobrança dos honorários. Porém, apesar de controlar o tempo das atividades, a maioria dos advogados o faz com foco no faturamento e nos clientes. Mas nem todos utilizam esse tipo de controle para aprimorar a produtividade.

Hoje, com o aumento da concorrência no mercado jurídico, produtividade se transformou em um fator de competitividade. Por isso, quem sabe como fazer uma boa gestão de tempo acaba saindo na frente.

Investir na automatização do back office é um ótima forma de ganhar em tempo e produtividade. Automatizando as atividades de suporte na gestão de processos, como controle das publicações, por exemplo, o advogado ganha mais tempo para cuidar de questões estratégicas do escritório e para fazer toda a gestão na advocacia.

6 – Tenha uma agenda multitarefas

Outra dica é setorizar a execução de atividades semelhantes em um mesmo dia ou um mesmo período. Uma agenda multitarefa, bastante comum para a maioria dos advogados, consome tempo e energia. Por isso, quando se realiza um bloco de atividades como reuniões ou revisão de diversas peças jurídicas em um período único do dia ou da semana, o profissional realiza suas atividades de forma mais ágil, com menos esforço.

O gerenciamento de escritório de advocacia pode ser algo desafiador, mas não é uma tarefa impossível. Hoje, todo advogado conta com ferramentas, informação e suporte para aprimorar sua gestão na advocacia e conquistar mais resultados. A organização do dia a dia e o planejamento das rotinas é fundamental para quem deseja se desenvolver na advocacia e sair na frente.

Elementos essenciais da gestão de escritório de advocacia

Para finalizar é importante considerar mais alguns aspectos da gestão na advocacia. O primeiro deles se relaciona com a captação de clientes. Além de ser essencial, é uma tendência – e uma área- que cresce cada vez mais.

Marketing jurídico

O Marketing Jurídico é uma estratégia que muitos escritórios de advocacia tem buscado para atração de clientes. Ele pode ser feito por meio do marketing de conteúdo, onde o escritórios disponibiliza informações sobre o meio jurídico.

No entanto, sabemos que nem todos os escritórios conseguem dedicar o tempo necessário para essa atividade. Por isso, além de contratar serviços e sistema que facilitem a gestão e as atividades jurídicas do escritório, é indispensável contratar ou uma agência de marketing jurídico, ou uma equipe específica para essa atividade.

Controle financeiro

Outro ponto essencial na gestão de qualquer empresa é o controle financeiro. Sem ele, você corre risco de realizar gastos indevidos, não conseguir pagar as contas necessárias, ou até mesmo fechar o seu escritório por falência.

Sabemos que a faculdade de direito não ensina questões de empreendedorismo, e consequentemente, não ensina sobre gestão financeira. Assim sendo, a primeira atividade a ser realizada é buscar aprender sobre gestão financeira. Em seguida, você pode começar a realizar essa gestão, seja por meio de agendas financeiras, planilhas ou até softwares jurídicos.

Em resumo, devido aos avanços tecnológicos e mudanças no comportamento social, as atividades profissionais também se atualizam constantemente. Por isso, é importante estar sempre atualizado às tendências de mercado e não se esquecer que conhecimento nunca é demais.

Principais perguntas sobre gerenciamento de escritório de advocacia

O que é gestão de escritório de advocacia?

A gestão do escritório de advocacia nada mais é do que a administração, organização e acompanhamento das atividades, resultados, gastos, clientes, pessoas, e de tudo que envolve o trabalho dos advogados e advogadas do escritório. É por meio de uma boa gestão que o escritório traz retorno financeiro aos colaboradores e oferece um serviço de excelência aos seus clientes.

Quais os setores de um escritório de advocacia?

A divisão de setores de um escritório vai depender das áreas do Direito com os quais os donos e sócios pretendem atuar. Ou seja, os advogados e advogadas do escritório são especialistas em que? São essas as áreas que o escritório atuará. Portanto, são esses os setores do escritório. Além disso, existem outros setores que não dizem respeito ao aspecto jurídico do negócio, mas são essenciais para o funcionamento destes, que podem ser o setor financeiro, o RH, o setor de marketing, etc. Esses existem a depender do tamanho do escritório.

O que é um software jurídico?

É um sistema criado para atender o setor jurídico. Pode funcionar de diversas maneiras. Por exemplo, um software jurídico pode fazer peticionamento eletrônico, pode fazer pesquisa jurisprudencial ou até mesmo, contribuir com a gestão do escritório de advocacia, que é o caso do Projuris ADV.

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