Software para área jurídica: 10 sinais de que é hora de investir em um

Com a transformação digital chegando ao ambiente corporativo, as empresas estão cada vez mais adotando tecnologias para gerir as atividades diárias. Nos departamentos legais, o cenário não é diferente. Com um software para a área jurídica é possível centralizar e automatizar quase todas as tarefas e dados.

Neste post, levamos até você 10 valiosos sinais que indicam que  é mesmo a hora certa de investir em um software para a área jurídica da sua empresa.

Embora muitos exemplos aqui estejam associados ao departamento jurídico, ao final da leitura deste post, temos certeza que você vai concluir que já passou da hora de fazer este investimento, independentemente de onde você atua. Vamos lá?

Antes de começar, você sabe o que é um software para a área jurídica?

Softwares são aplicações digitais, instaladas na máquina ou armazenadas na web, que automatizam tarefas e operações diárias. Um software, na área jurídica, é o sistema digital especializado em auxiliar no gerenciamento de demandas legais, como aquelas associadas a processos judiciais, contratos e pareceres jurídicos.

Chamados também de software jurídico ou software para departamento jurídico, esse tipo de tecnologia é utilizado majoritariamente em empresas de médio e grande porte, que já possuem um setor, departamento ou área jurídica estruturada.

Mas, afinal, um software para a área jurídica serve para fazer a gestão ou a operação desse setor? Como você verá ao longo deste artigo, a resposta é: para ambos. As tarefas e fluxos de trabalho operacionais podem ser centralizados e armazenados ali. E, a partir disso, é gerada uma série de dados, que podem ser usados para gerir a área jurídica de modo data driven.

10 sinais de que é hora de investir em um software para a área jurídica

As demandas da área jurídica da sua empresa estão crescendo, a equipe está aumentando, e você está em dúvida sobre qual tecnologia adotar? Abaixo, elencamos 10 sinais, ou questões, que gestores jurídicos devem fazer, para identificar se é hora de investir em um software para a área jurídica. Confira!

1. Você precisa acessar dezenas de plataformas e ferramentas todos os dias, para fazer o trabalho da área jurídica?

Procurar um documento armazenado, assinar um novo contrato, checar o prazo de um processo, compartilhar uma nova atividade com um colega, avisar seu cliente interno ou externo sobre um novo andamento: quantas ferramentas você precisa acessar para fazer essas atividades? Se a sua resposta foi “várias”, saiba que um software na área jurídica pode unificar todas elas.

Ao invés de logar – e pagar – por várias ferramentas diferentes, é possível fazer tudo em um único lugar. Esqueça a necessidade de editar um contrato em um editor online, baixar e encaminhar ele para um portal de assinaturas, e depois encaminhar a cópia final para a parte interessada. Com um software especializado, tudo isso é feito sem trocar de aba.

E qual a vantagem dessa centralização? A primeira é, sem sombra de dúvidas, economia de tempo. Você vai fazer cada processo de forma mais ágil, e terá mais tempo para atuar em funções estratégicas e que podem trazer novas oportunidades para o negócio.

A segunda grande vantagem é a segurança. Afinal, você finalmente terá controle sobre quem está acessando, editando, excluindo ou movendo cada um dos seus arquivos. Com isso, você ganha em controle, confiabilidade e profissionalismo. Mas não apenas isso. Siga com a leitura, para descobrir outras vantagens.

2. Calcular o valor de uma causa ou processo é trabalhoso e está sujeito a erros?

Em meio a tantas atribuições, todos estamos sujeitos a cometer erros. E um dos erros mais comum é a falha no cálculo do valor de uma causa ou processo. Imagine o quão perigoso é trabalhar com o valor incorreto da causa, afetando todo o planejamento financeiro de quem você representa!

Este cálculo é impactado por correções financeiras baseados em índices de mercado. Ter a possibilidade do software fazer a atualização dos indicadores destes índices de forma automática é muito mais seguro porque minimiza possíveis erros na digitação manual destes valores.

Afinal,  são mais de 20 índices econômicos e judiciais como: IGP, IGPM, INPC, IPC, IPCA, Selic, TJ, TR-Bacen e muitos outros.

Quando um software para a área jurídica faz a atualização e correção monetária para você, o setor ganha independência de terceiros para obtenção destes índices e garantia de provisionamento correto de contencioso para sua contabilidade.

E pense na economia de tempo ao deixar de fazer essa atualização manualmente: você reaproveita cálculos e ganha no mínimo 50% de produtividade!

3. Você já pensou em gerenciar eletronicamente seus documentos?

Petições, procurações, laudos, pareceres técnicos, documentos societários, e outros papéis envolvidos em processos judiciais: pilhas de pastas e papéis.

Se você tem o desejo de eliminar esta pilha de pastas e papéis, já tem o terceiro motivo para ter usar um software na área jurídica. Por meio desse tipo de tecnologia, você faz a gestão eletrônica de documentos (GED), através da digitalização dos mesmos. E ganha em segurança da informação, cópias eletrônicas, versionamento, e controle de acesso aos documentos.

Outro ganho que você terá com este sistema é a busca dos documentos pelo nome do cliente, por processo ou tipo de documento. Em um clique, você visualiza todos os processos do cliente, todos os documentos do processo, ou busca por um determinado tipo de contrato, por exemplo. Não é motivo suficiente para investir em um sistema de gestão jurídico? Então, vamos ao próximo.

4. Sua análise gerencial e o acompanhamento do planejamento está em dia?

Possuir todas as informações centralizadas e em tempo real, permite obter os indicadores de acompanhamento de gestão de forma mais rápida, com exatidão e qualidade.

E como ter estas informações centralizadas? A resposta, de novo, é: através de um bom sistema para a área jurídica. Com isso, você poderá visualizar as informações que precisar, em dashboards em tempo real, ou por meio de relatórios jurídicos.

Com a quantificação e valoração de todos os dados envolvidos no atendimento de solicitações de outras áreas, em processos, emissão de pareceres, avaliação de documentos, e assim por diante, tem-se informação qualificada para a tomada de decisões estratégias.

É possível avaliar, por exemplo, quais profissionais ou atividades da área jurídica são prioritárias, entender quem está sobrecarregado, redirecionar esforços e ajustar prioridades. É desse tipo de tomada de decisão que estamos falando.

Portanto, o software na área jurídica servirá também para avaliação da performance corporativa e minimização dos riscos do negócio.

E para finalizar, poderá compartilhar estas informações ao conhecimento corporativo, o que facilita o repasse do acompanhamento do planejamento e fortalece o alinhamento do conhecimento do cenário atual e futuro dos negócios.

5. Realizar a gestão financeira e a integração com a área contábil é uma atividade que saiu do seu controle?

Conforme falamos no item #5, por meio de um sistema para a área jurídica você pode ter todas as informações da sua carteira de processos, de forma unificada.

Mas, bom softwares permitem que você controle também as movimentações financeiras associadas a cada processo. É o caso, por exemplo, da emissão de relatórios de contingência por cliente, filial, ou natureza do processo. Com isso, você pode entender a situação atual do negócio e da sua área jurídica de forma rápida, sem perder tempo.

Outro tipo de controle que pode ser crucial na área jurídica corporativa – mas também para advogados de escritórios jurídicos, que atendem a clientes empresariais – é o provisionamento baseado no prognóstico de perdas. Fazer o correto provisionamento do contencioso dá previsibilidade às organizações e é uma das atividades que um software para o setor deve executar.

Por fim, temos ainda outros tipos de controle financeiros, que uma tecnologia especializada na área pode suprir. É o caso, por exemplo, da gestão de:

• depósitos judiciais e recursais associados a processos;
• garantias e penhoras;
• seguros, como o seguro garantia judicial;
• pagamentos à terceiros, como escritórios de advocacia, peritos e correspondentes jurídicos terceirizados;
• exígiveis (como comprovantes de pagamento) associados à contratos;

Gerir de forma segura e prática todas essas movimentações que afetam o fluxo de caixa de uma empresa é fundamental. Motivo bem forte para advogados corporativos ou de escritório investirem agora em um software de gestão, não é mesmo?

6. Acompanhar o histórico dos processos judiciais e também dos procedimentos da área jurídica

Vimos nos itens anteriores, a importância de ter o controle e o acesso às informações atuais para tomadas de decisões para o futuro.

Especialmente no mundo dos advogados, além das informações atuais, possuir o histórico detalhado das atividades e documentos utilizados é fundamental. Se eles estiverem associados a um processo judicial, então, a guarda do histórica torna-se quase mandatória. Afinal, há a possibilidade de daqui a 10 anos ser necessário resgatar um documento que está em um processo neste momento.

Mas, quando falamos de histórico, estamos falando também do histórico de ações, edições e atividades realizadas em relação a outras áreas, que não a diretamente contenciosa. Por exemplo, o histórico de edição de um contrato ou termo de acordo, o histórico de execução de uma análise jurídica, e assim por diante.

Nesse cenário, faz-se necessário ter rastreabilidade todos os procedimentos realizados pelo time do departamento ou escritório de advocacia. Você já tinha ouvido falar nesse termo?

Bons softwares para a área jurídica oferecem rastreabilidade para todas as ações do setor, permitindo que tudo fique documento, desde um acesso até a edição ou exclusão de um documento. Esse é o tipo de vantagem que o controle em planilhas ainda não oferece.

Vamos mais adiante, e veja mais motivos para você investir agora em um software de gestão jurídico.

7. E quanto a acompanhar a produtividade de cada membro da equipe

Até aqui, apresentamos questões que podem ser resolvidas por um software jurídico, de modo a facilitar o dia a dia da operação e agilizar as entregas. Mas, você já pensou sobre como um sistema desse tipo pode melhorar o acompanhamento da produtividade da sua equipe?

Saber o que foi realizado por cada membro da equipe, quem está sobrecarregado, quais advogados cuidaram de quais processos e quantas horas foram gastas em cada atividade, são alguns dos pontos que você pode monitorar com um software para a área jurídica.

Dentro do Projuris Empresas, por exemplo, escritórios terceirizados podem fazer o apontamento de horas e custos por atividade, por cliente, por processo. Assim, fica fácil calcular quais parceiros estão produzindo e atuando mais, e quais são os casos mais complexos ou críticos.

Outra forma de acompanhar a produtividade, dessa vez pensando na sua equipe interna, é pelo controle de requisições. As requisições são, na prática, solicitações ou chamados feitos à área jurídica. Por exemplo, a solicitação de revisão e aprovação de uma minuta de terceiros.

Dentro de um software como o Projuris, todos os fluxos de trabalho e a distribuição de atividades é feita por meio de requisições. Por isso, em poucos cliques, você consegue ver quantas requisições estão pendentes com cada membro do time, quantas foram finalizadas em atraso, quais tomaram mais tempo do jurídico, entre tantas outras análises.

E para somar a estes pontos, o que sugerimos aqui é que você utilize essas informações para realizar uma análise e chegue em avaliações como: quais são as causas e processos mais prejudiciais, em termos financeiros, à sua empresa. Ou então, se você atua em um escritório, quais são as causas com maior lucratividade.

Com estas avaliações feitas, é possível direcionar os esforços para o que realmente traz maior retorno. Sem um sofwtare especializado na área jurídica, dificilmente você chegaria nesta informação!

8. Você gostaria de saber antes sobre novos processos, ou ter mais controle de prazos e compromissos?

Se você trabalha em um departamento jurídico ou escritório, sabe como é crucial ter controle sobre as datas. Um dia a mais – ou a menos – podem definir o futuro de uma causa, e afetar financeiramente a empresa ou seu cliente.

Mas, o controle de prazos e datas chave não é um problema, usando-se um software para a área jurídica. Esse tipo de solução especializada, como é o caso do Projuris Empresas, é capaz de fazer o cálculo de prazos para você, criar eventos associados ao processo, disparar e-mails e alertas quando uma data chave estiver se aproximando, e muito mais.

Se você trabalha em um escritório de advocacia, por outro lado, o software jurídico Projuris ADV faz o mesmo monitoramento de prazos. E ainda é possível integrar o calendário do software com as agendas digitais da equipe – como a agenda do Microsoft Oulook, Google Agenda, Apple Calendar e iCal – para não perder nenhum prazo nem enfrentar conflitos de honorário.

Mas esse é só um aspecto do controle de prazos. Para coletar subsídios e fazer uma boa defesa, os advogados muitas vezes enfrentam prazos processuais apertados. Por isso, já há softwares para a área jurídica capazes de coletar novos processos ainda em fase de distribuição.

Com isso, a notificação de novo processo chega muito antes da citação oficial, e não há necessidade de envolvimento humano. Todas as informações do novo processo são capturadas, da capa do processo, de forma automática. Também é automatizada a captura de novas publicações. Essas são algumas das funcionalidades disponíveis no Projuris Empresas, por exemplo.

Se você deseja ter amplo controle dos prazos processuais, antecedência nas citações oficiais, e quer ser avisado nas datas e eventos mais importantes, um sistema especializado pode ser a solução mais simples.

9. Você não aguenta mais se perder em longas trocas de e-mail?

A sensação de abrir a caixa de e-mail pela manhã e encontrar dezenas de mensagens para responder é algo que te angustia? É comum que você precisa voltar e ler uma série de e-mails anteriores, para relembrar casos ou atividades?

Se esse é o seu cenário um software para a área jurídica pode ajudar. A maioria dos sistemas no mercado conta com pelo menos alguma funcionalidade para trocar mensagens ou enviar tarefas, de um colega para outro da equipe. Algumas dessas tecnologias, no entanto, vão além.

É o caso do Projuris Empresas, que busca eliminar de forma definitiva as longas trocas de e-mail para falar de processos, contratos ou outras demandas legais. Mas, como essa tecnologia faz isso?

Dentro do Projuris, é possível convidar até mesmo pessoas que não tem login no sistema, para colaborar em um documento ou demanda. Essas pessoas recebem, então, acesso a demanda específica. Podem enviar mensagens, trocar documentos, fazer apontamentos ou comentários, de modo simples e intuitivo.

E todas as contribuições e comunicações feitas ali ficam registradas dentro do próprio sistema, com um histórico completo e centralizado. E, sem precisar voltar a reler e-mails antigos. A essa funcionalidade, chamamos Central de Colaboração.

Você já tinha pensado sobre a possibilidade de acabar com o caos dos e-mails na sua rotina?

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10. Perder prazos de documentos datados, como procurações e certidões, tornou-se um problema recorrente?

Muitas pessoas pensam que as demandas da área jurídica estão relacionadas apenas a gestão dos processos judiciais, mas você sabe que isso não é verdade. Nessa área, é comum precisar gerir uma série de outros documentos que dizem respeito à conformidade legal – mas que não necessariamente tem vinculação com litígios judiciais.

É o caso, por exemplo, de documentos como:

• certidões;
• procurações;
• alvarás;
• licenças.

Em áreas jurídicas de médias e grandes Empresas, esse tipo de documento pode existir as centenas. Muitos deles precisam de renovação, e são essenciais para o funcionamento legal da organização. Outros, como as procurações, se mal geridos podem colocar a empresa em uma situação de insegurança jurídica.

Embora seja possível fazer o controle de prazos, status, partes envolvidas ou poderes outorgados por meio de planilhas, esse tipo de ferramenta vai exigir um acompanhamento diário e extremamente manual. Se um colaborador esquecer de incluir uma procuração na planilha, uma série de inadequações pode ser desencadeada.

Por isso, é recomendável monitorar e controlar esses ativos por meio de sistemas. E, este é um caso em que apenas um software especialista na área jurídica irá atender. Afinal, esse tipo de item é nichado, e costuma ficar sob a alçada dos profissionais do Direito.

Perguntas frequentes

Conclusão e próximos passos

Não temos dúvida que após ler este post você está convencido de que todos os sinais para investir em um software jurídico estão latentes no seu negócio.E agora que você já entendeu que precisa fazer este investimento, é hora de avaliar e escolher uma boa opção, que atenda exatamente o que você precisa.

Lembre-se, que o software precisa ser fácil de usar, ser acessível de qualquer lugar onde você esteja, e acompanhar a evolução e o crescimento do seu negócio. Por isso, aqui temos duas indicações:

• Para departamentos jurídicos: Projuris Empresas, o sistema escolhido por mais de 800 grandes empresas;
• Para escritórios de advocacia: Projuris ADV, um software usado por mais de 4 mil escritórios, com teste gratuito.

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