Gestão jurídica estratégica: benefícios e como implementar

07/01/2020
 / 
22/05/2024
 / 
13 minutos

Criar e manter uma gestão jurídica estratégica nas empresas é complexo, mas também necessário. Confira neste artigo como colocar isso em prática.

O departamento jurídico é um dos setores mais estratégicos de uma empresa. Ele é responsável pela manutenção e organização de contratos, pelo atendimento jurídico a outras áreas da empresa, pelo controle do contencioso e pela segurança de informações e dados vitais.

Não é necessário dizer que, com um volume tão grande de informações e responsabilidades, ter uma gestão eficiente e estratégica dentro do departamento jurídico é imprescindível para o seu sucesso.

Entretanto, fazer uma gestão estratégica de um departamento jurídico, levando em consideração a quantidade de atividades-chave que o setor desempenha dentro de uma organização, não é uma tarefa fácil e exige uma mudança de cultura e costumes de todos os profissionais da área.

Acima de tudo, é importante compreender qual é a realidade de trabalho de um departamento jurídico e quais são os pontos cruciais que necessitam de mudanças para que o setor possa ter uma gestão estratégica, eficiente, objetiva e focada em resultados.

baixe um ebook com prompts para usar o chatgpt no jurídico hoje mesmo

Estrutura e realidade do setor jurídico

Dentro dos departamentos jurídicos que não possuem soluções que auxiliam na gestão estratégica de informações, documentos e atividades, há uma série de tarefas que os profissionais do setor precisam fazer constantemente com o objetivo de manter as atividades em dia.

Planilhas precisam ser constantemente verificadas, preenchidas e organizadas para que contratos sejam cumpridos, litígios tenham seus prazos atendidos, valores sejam pagos e recebidos e documentos sejam guardados em seus lugares específicos.

Tudo isso feito de forma manual e repetitiva, o que aumenta as chances do departamento jurídico errar uma anotação, perder uma data, deixar um contrato vencer sem renovação ou não atender a uma requisição jurídica de outro setor.

Isso aumenta o índice de retrabalho da área, diminuindo a sua efetividade e o seu perfil estratégico dentro da empresa.

Em organizações com alta demanda contenciosa, o departamento jurídico atua de forma muitas vezes reativa, tendo profissionais designados a fazer varreduras em sites de Tribunais e no Procon com o objetivo de saber o quanto antes haverá um litígio para se defender ou um acordo para fazer.

Todas essas atividades consomem tempo e esforço dos profissionais da área. Tempo que poderia ser investido em ações diretamente relacionadas ao ofício.

A perda de tempo e o trabalho repetitivo tendem a trazer problemas ao longo prazo, como metas não alcançadas, demora no atendimento de requisições de outras áreas da empresa, gastos contratuais desnecessários e erros na gestão do contencioso.

use o gerador de assinatura de e-mail profissional e melhore o aspecto da sua comunicação

Veja como funciona a gestão de reclamações do Procon.

Qual o futuro do setor jurídico dentro das empresas? E o que a gestão jurídica estratégica tem a ver com isso?

O primeiro ponto a se pensar quando falamos em futuro é: os profissionais da área estão conquistando cada vez mais espaço junto à alta direção e aos gestores. Isso já é uma mudança considerável, já que expande as demandas e tira o jurídico de dentro de uma caixinha.

Claramente, essa mudança vem de uma enorme facilidade de adaptação a novas formas de negócio. Aliás, grande parte da excelência na gestão decorre da capacidade e habilidade em termos de adaptação.

O segundo ponto é: tecnologia. É mais que notório que, hoje, o cenário empresarial e mundial é outro, comparado ao de uma década atrás. Isso porque a inovação e tecnologia nunca estiveram tão presentes. 

Além de um aumento no orçamento em tecnologias especializadas e não-especializadas no jurídico, pesquisas do Gartner Group indicam que até o fim de 2024, 50% do trabalho jurídico relacionado a operações cruciais da corporação já será automatizado.

O segredo para não ficar para trás é: adaptar-se às mudanças. Aqueles que, de maneira rápida, tiverem fácil adaptação, terão o sucesso garantido. Isso porque o departamento que utiliza a inovação como ferramenta para essa atualização, está revolucionando a maneira como o mundo, as organizações e as pessoas se relacionam. 

Veja, ferramentas tecnológicas do departamento jurídico que estão mudando o exercício da advocacia e que evidenciam o poder que a inovação tem de revolucionar esse departamento, estão descritas por exemplo, nessas três áreas:

  • Na resolução de conflitos online, onde graças a inovação, hoje é possível resolver conflitos por meio de plataformas digitais como os softwares ODR, otimizando tempo, tornando o processo mais ágil e barato, sendo uma vantagem para todos os envolvidos.
  • Na jurimetria, ter uma ferramenta é de extrema importância para qualquer setor jurídico, hoje com o mercado brasileiro oferece inúmeras alternativas de softwares, baseados em soluções de Inteligência Artificial, focados em jurimetria. 
  • Nos processos judiciais e contratos, ambos são desafiadores quando o assunto é gestão jurídica estratégica, mas com a chegada de ferramentas de automação e controle, os advogados gerenciam essas carteiras com mais facilidade. 
baixe um kit de modelos de contratos gratuitos com as minutas contratuais mais comuns

Obstáculos que impedem uma gestão jurídica estratégica

Ter uma gestão impecável de prazos, documentos, informações, dados e requisições é, na maioria das vezes, o que define se um setor jurídico está tendo um posicionamento proativo e planejado dentro da empresa ou se está trabalhando apenas de forma reativa, cumprindo prazos que estão próximos de expirar.

agende uma demonstracao do Projuris Empresas software juridico

Algumas práticas recorrentes em empresas podem tornar o caminho até a implementação de uma gestão jurídica estratégica mais difícil. Elas impedem que o departamento jurídico consiga operar com foco em resultados. Veja os exemplos que separamos.

Informações espalhadas

Receber informações relevantes para a gestão jurídica da empresa por e-mail, redes de comunicação, documentos impressos e outros tipos de arquivos físicos e digitais dificultam a gestão dessas informações, que poderiam estar centralizadas em apenas um lugar.

Falta de padronização na gestão de contratos

A gestão de contratos é uma das atividades mais importantes de um departamento jurídico.

Não ter uma forma padronizada de fazer contratos e de verifica-los, tendo contratos misturados ou guardados em locais diferentes, dificulta a fiscalização e gestão dos mesmos.

Não ter uma metodologia clara de organização dos atendimentos

Atender juridicamente outras áreas da empresa que fazem requisições ou demandam o jurídico é uma tarefa imprescindível para esse setor.

Atrasar esses atendimentos ou até esquecer-se deles por falta de organização e sistematização dos pedidos afeta toda a empresa, além de dificultar a gestão do setor e atrapalhar no alcance de metas.

Não ter controle sobre a produtividade da equipe e de terceirizados

Para ter uma gestão jurídica estratégica, é fundamental medir e monitorar quais pessoas e áreas da sua equipe estão mais sobrecarregadas, quais tipos de tarefas estão tomando mais tempo e quais responsabilidades estão sendo cumpridas por terceiros – como escritórios de advocacia parceiros, consultores ou correspondentes jurídicos.

Muitas vezes, os departamentos não contam com um software para a área jurídica, e acabam monitorando isso por meio de planilhas. Ou, sequer monitoram.

Os benefícios de uma gestão jurídica estratégica

Conduzir o departamento de forma eficiente significa atuar de maneira preventiva, contribuir nas tomadas de decisões, ser integrado com outros departamentos. Todo esse contexto traz vantagens e benefícios.

E, quando o assunto é benefício, sem dúvidas um setor bem estruturado impacta na organização como um todo. Abaixo, listo quais são os ganhos obtidos com uma gestão jurídica estratégica.

Implementação de práticas de gerenciamento

A implementação dessas práticas significa adotar uma gestão estratégica com foco no planejamento de ações e a atuação do departamento, analisando os resultados e consequentemente, fazendo melhorias.

Importante destacar que, para conseguir implementar a gestão estratégica, é preciso realizar reuniões gerenciais com a equipe para realizar o diagnóstico do setor, com isso, é possível encontrar soluções para os problemas e projetar avanços e melhorias.

Aumento no desempenho

Como já vimos anteriormente, o departamento jurídico é fundamental para dar informações valiosas aos empreendedores e empresários. E quando há uma análise bem feita, os resultados são positivos.

Para que isso aconteça, a integração do departamento com outros setores é crucial, para que a análise seja feita levando em conta o contexto da corporação e as experiências de outros departamentos.

Estímulo ao networking

Uma boa gestão para o departamento jurídico estimula o networking frequentemente, porque possuir parceiros valiosos no negócio pode trazer muitas vantagens à corporação. Quando se tem parceiros em que se possa confiar, o departamento consegue ter maior desempenho.  

Melhoria na percepção do valor agregado pelo departamento jurídico

Quando existe uma boa gestão para o departamento jurídico, os profissionais envolvidos demonstram que suas ações são de parceiros de negócios e, não de burocratas.

Mas para que isso ocorra, é necessário entender as expectativas de outras áreas, antecipar suas necessidades e atuar preventivamente. Para mostrar que existe um alto valor agregado é fundamental conhecer a empresa. 

agende uma demonstracao do Projuris Empresas software juridico

Como implementar uma gestão jurídica estratégica

O departamento jurídico atual tem o seu sucesso baseado na sua capacidade de padronizar, organizar, analisar e reagir a dados, informações e documentos.

A capacidade de organizar todas as atividades e informações necessárias para o funcionamento jurídico de uma empresa de uma forma com que toda a equipe envolvida saiba encontrar o que precisa, no momento em que precisa.

Com isso em mente, reunimos um passo a passo para construir uma gestão jurídica mais estratégica no seu departamento. Veja só.

1. Estabeleça processos e procedimentos padrões

É comum que, dentro de um setor jurídico, cada pessoa do time desempenha as atividades de um modo distinto. Mas essa falta de padronização é ruim, atravanca os processos e reduz a credibilidade da área. Por isso, desenhe fluxos de trabalho e procedimentos padrão.

Isso inclui a determinação, por exemplo de um workflow para aprovação de contratos. Mas também passa por medidas mais simples, como a criação de um cabeçalho padrão para todas as suas peças jurídicas.

2. Colete, armazene e use os dados da operação para tomar decisões

A gestão jurídica estratégica é fundamentalmente data driven. Ela ocorre quando as metas, objetivos e a atuação em si do setor estão fundamentadas em dados e métricas internas, e não apenas em impressões ou achismos.

A tomada de decisões baseada em dados se refere, nesse cenário, não apenas as grandes decisões que norteiam o planejamento estratégico a médio e longo prazo. Incluem-se também as decisões diárias, sobre como distribuir tarefas, quais ações priorizar, e assim por diante.

3. Busque se antecipar aos riscos e problemas futuros, de forma proativa

A gestão jurídica estratégica é aquela em que o departamento jurídico deixa de ser um setor reativo para se tornar um setor fundamental no sucesso da organização. Por isso, é importante estabelecer ações que ajudem a minimizar os problemas futuros, antecipando-os.

Você pode, por exemplo:

  • criar ou revisar políticas de compliance claras e bem difundidas entre os colaboradores;
  • estabelecer procedimentos de análise de riscos associados a terceiros, por meio de técnicas como o background check, por exemplo;
  • manter procedimentos de análise sobre as demandas contenciosas, identificando quais operações e setores da empresa geram mais litígios judiciais;
  • se antecipar aos processos judiciais, negociando conflitos ainda não judicializados e fechando acordos extrajudiciais;
  • entre tantas outras ações.

4 – Automatize tarefas repetitivas

Verificar prazos, e vencimentos, criar um controle do volume e tempo dos atendimentos de requisições de outros setores, escrever e revisar peças: essas são algumas das ações que podem ser automatizadas. Ou seja, que podem depender menos do trabalho manual humano.

Ao automatizar esse tipo de atividade – que é recorrente e repetitiva – sua equipe tem mais tempo para fazer análises, elaborar estratégias, e atuar de forma realmente impactante na companhia.

5. Escolha as tecnologias certas para o setor

Em tempos de inteligência artificial, muitas empresas tem optado por testar e contratar diversas ferramentas não especializadas. A tentativa é sempre tornar tudo mais simples e automático. Mas a pulverização de softwares, sites e aplicativos que precisam ser acessados pode acabar sendo contraproducente.

Por isso, para uma gestão jurídica estratégica, escolha um software capaz de centralizar pelo menos 80% das tarefas do seu departamento. E, ao contratar ferramentas auxiliares, lembre-se que idealmente elas devem se integrar ao software do seu departamento jurídico.

baixe uma ferramenta de diagnostico da situacao da sua empresa frente a lgpd, nova lei geral de protecao de dados

Como um software jurídico ajuda na gestão do departamento jurídico?

Softwares jurídicos têm como objetivo tornar a gestão de departamentos jurídicos e escritórios de advocacia mais eficiente, focada em resultados e visualizável numa perspectiva global. Por isso, eles costumam ser uma peça importante para implantar um modelo de gestão jurídica estratégica!

O Projuris Empresas, por exemplo, é um sistema desenvolvido com foco no departamento jurídico, com funções que facilitam a gestão de dados, documentos, informações e atividades a serem desenvolvidas.

O intuito é facilitar a organização das atividades diárias e fazer com que os dados sejam utilizados com o objetivo de aumentar os resultados.

Atendimentos e requisições de outros setores, parte importante de um departamento jurídico, são controladas baseadas no volume da demanda e no tempo de atendimento dos pedidos, tornando o setor proativo, não reativo às demandas.

Também auxilia na automatização de tarefas repetitivas, criando modelos pré-estabelecidos e customizáveis de documentos relevantes e facilitando a divisão de tarefas por meio de um sistema de visualização prático para toda a equipe.

O Projuris Empresas é uma solução tecnológica que auxilia departamentos jurídicos de todo o país a terem uma gestão jurídica estratégica, globalizada e focada nos resultados da companhia. Você pode ver o software em funcionamento, agendando uma demonstração gratuita.

agende uma demonstracao do Projuris Empresas software juridico

Perguntas frequentes

O que faz o departamento jurídico?

O departamento jurídico tem como foco o alinhamento dos objetivos e operações de uma empresa, de forma que a organização siga a lei. No entanto, sua demanda vai muito além de apenas oferecer orientação legal

Como organizar o departamento jurídico de uma empresa?

O gerenciamento de dados de forma assertiva é o principal fator para o sucesso de um departamento jurídico. Contar com tecnologia para a organização é fundamental.

O que é gestão jurídica estratégia?

Gestão jurídica estratégia é uma abordagem da administração de departamentos jurídicos que não se preocupa apenas com as atividades naturalmente ligadas a esse setor, como a representação da empresa nos tribunais. Por meio dessa forma de gestão, o setor busca ir além das ações reativas, transformando-se em uma área fundamental para o atingimento de resultados da empresa.

Receba meus artigos jurídicos por email

Preencha seus dados abaixo e receba um resumo de meus artigos jurídicos 1 vez por mês em seu email

Use as estrelas para avaliar

Média 5 / 5. 1

Nenhum voto até agora! Seja o primeiro a avaliar este post.

Deixe um comentário