Tendências na gestão de contratos que você não pode ignorar em 2024

A gestão de contratos é uma atividade inerente a todas as empresas e demanda de vários setores, como o de compras, Jurídico e RH, por exemplo. A tecnologia já permite gerir contratos digitais com processos mais ágeis. Mas o que há novo no setor? Conheça as principais tendências na gestão de contratos para 2024.

Este artigo é resultado de uma curadoria das principais tendências na gestão de contratos para o próximo ano, com base em pesquisas, eventos e análise das estimativas e estudos conduzidos por empresas internacionais de Legal Tech.

Vamos falar de:

• ESG e como a gestão de CLM impacta na governança das organizações;
• Inteligência Artificial e como será usada na área de contratos;
• Estratégias data-driving;
• Plataformas em nuvem;
• Gestão colaborativa; e, por fim
• Legal design com foco em simplificar a experiência do usuário.

A maioria das tendências caminham para descentralizar a gestão contratual do setor Jurídico, dando mais autonomia a outras áreas que lidam com contratos e tornar as informações mais acessíveis.

Vamos lá!

1- Gestão colaborativa

Quase todas as áreas de uma empresa precisam lidar com contratos – isso fica especialmente claro nos setores Comercial, de Compras e no RH, por exemplo. Nesse contexto, a gestão colaborativa propõe que se mantenha a autonomia das áreas, sem perder a precisão e agilidade dos processos internos.

Por isso,em sua essência, essa tendência contratual indica a superação de dois modelos tradicionais de gerenciamento de contratos: a gestão centralizada e descentralizada. Veja só.

Centralizar a gestão em uma única pessoa pode trazer mais padronização aos processos mas, junto dela o ônus da lentidão na criação e processamento de minutas.

Enquanto a gestão descentralizada agiliza a elaboração, assinatura e gestão de minutas, contudo levanta o risco de perder a uniformização nos modelos de minutas e processos seguidos. O risco é de cada setor utilizar contratos diferentes e gerir a sua maneira, trazendo prejuízos a governança do negócio.

A gestão colaborativa expande estas duas possibilidades, pois permite uma gestão padronizada e processualizada, ao mesmo tempo que dá autonomia aos setores. A gestão dos contratos é centralizada em um espaço virtual e não na figura de um único gestor.

Por exemplo, com o uso de um Software para gestão de contratos há a possibilidade de uso de uma biblioteca de minutas padrões, automatizando e padronizando a criação de minutas. Ao mesmo tempo, toda a gestão pode seguir um processo automatizado, sem deixar de ser operacionalizada por vários usuários.

2- Armazenamento de contratos e plataformas de gestão em nuvem

Deixar o servidor local e usar a nuvem para armazenamento e gestão não é novidade, mas a tendência é de crescimento para 2024. Cada vez mais empresas que optam pelo uso de um sistema para gerir seus contratos usarão soluções em nuvem.

Esta informação foi apontada por uma pesquisa de mercado, sobre as tendências em sistemas de gerenciamento de contratos, a Market Research Intellect . O estudo aponta, ainda, para um crescimento potencial dos softwares mobile friendly. A gestão será cada vez mais feita por celulares.

Servidores em nuvem são mais seguros pois evitam perda de informações importantes além de armazenarem e tratarem os dados em conformidade com a legislação. Ainda, facilitam o acesso aos contratos mesmo em trânsito, fora do escritório, de qualquer lugar desde que com acesso à internet.

A gestão dos contratos torna-se mais flexível, ágil e segura.

3- Gestão de contratos data-driving

Uma gestão voltada a dados é cada vez mais importante nas grandes empresas pois torna as decisões mais assertivas, evitando erros e economizando recursos. Na área de contratos não poderia ser diferente.

Os dados permitem calcular o SLA, entender quais as minutas mais usadas, onde acontecem os principais erros, qual etapa da gestão deve ser aprimorada, o que faz o tempo de análise de um documento reduzir ou subir, entre outros.

De acordo com a pesquisa Contracting for performance: unloking addicional value da McKinsey & Company, empresas que consideram análise de dados na gestão de contratos podem reduzir seus custos em até 15%, reduzir o SLA em até 50% e melhorar seu compliance em até 90%.

Ainda, a análise de dados ajuda a verificar riscos e identificar problemas antes que estes prejudiquem a organização.

Esta tendência aparece também no relatório da Market Research Intellect. Tal pesquisa aponta que será cada vez mais comum, nas plataformas de gestão de contratos (CLM), a integração com ferramentas de Data Analytics e Bussiness Inteligence, podendo ser por meio de sistemas externos ou nativos do Software.

O Projuris Contratos conta com uma dashboard personalizável, onde é possível criar visualização de indicadores com todos os dados coletados na plataforma. Tanto informações contratuais quanto próprias dos trâmites de gestão.

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4- Tecnologia sustentável: ESG na área de contratos

A consultoria de negócios Gartner aposta que até 2025 ao menos 50% das áreas de TI das empresas estarão preocupando-se com tecnologia sustentável, em cima dos pilares de ESG. Dessa forma, estima que os softwares de gestão de contratos irão acompanhar as mudanças, adequando-se ao ESG.

O “Environment”, pilar ambiental do ESG, já é realidade em toda gestão contratual digitalizada, uma vez que a adoção desse modelo reduz o uso de papel e tinta. A pesquisa Gerenciamento de Contratos nos Pequenos Negócios, conduzida por entidades como o Sebrae, em setembro de 2023, mostra que 76% das pequenas empresas reduziram o uso de contratos em papel nos últimos 3 anos;

Contudo, ao falar de tecnologia sustentável na gestão de contratos, o maior impacto é na governança pois, quanto mais completo o sistema, melhor armazena e trata as informações da empresa.

A gestão de contratos digital permite rastrear toda ação tomada, melhora o compliance, padroniza processos e ajuda na análise de dados e coleta de indicadores. Todos estes aspectos impactam positivamente a governança.

5- Legal Design e informações acessíveis

A lida da gestão contratual tende a ser cada vez mais descentralizada e colaborativa, como você viu. Gestores de setores como o de compras e vendas criam minutas e gerenciam os contratos, para além do departamento jurídico da empresa.

A mudança no público gestor, agora mais diverso, junto da tendência de UX (user experience) que visa facilitar o entendimento do usuário ao interagir com um documento é o cenário propício ao crescimento do Legal Design.

No setor Jurídico, o Legal design torna os contratos mais acessíveis, fáceis de ler, comprender, e melhora a navegação pelos documentos. A diagramação baseada nos princípios do Legal Design usa blocos de destaques, grafismos e outros elementos que tornam os documentos mais visuais, facilitando a localização de informações tanto para os gestores quanto pelas demais partes.

6- Uso da inteligência artificial na gestão de contratos

As IAs vêm somar nas automações da gestão de contratos já comuns nos softwares. Um exemplo de automação é o preenchimento automático de minutas padrão ou a guarda do documento após concluído o fluxo de assinaturas, sem a intervenção de nenhum usuário.

A novidade que tende a crescer no próximo ano é o uso da inteligência artificial na gestão. Integrada aos softwares, a empresa Legal Tech Zegal prevê que, a IA terá papel importante para identificar riscos e problemas dos contratos, gerar novas minutas e extrair dados dos contratos para análises.

Em breve a inteligência artificial irá atuar com um assistente digital, tornando o processo de gestão ainda mais simples. O Chat GPT integrado aos sistemas de contratos é capaz de analisar um contrato e sumarizá-lo, resumindo os pontos principais. Também escrever cláusulas e atuar nas análises de riscos.

Conclusão: a tecnologia é o futuro da gestão de contratos

Todas as tendências mapeadas apontam a tecnologia como potencializadora da gestão de contratos. As novas aplicações são capazes de dar mais autonomia aos gestores, criar processos colaborativos e que aprimoram a governança.

Para além disso, os gestores de contratos precisam manejar a rotina dos seus setores para acompanhar os pilares ESG e ainda, garantir um processo colaborativo. Além dos ganhos internos, empresas que usam tecnologias sustentáveis tem mais apelo ao público consumidor e são melhor avaliadas no mercado.

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