Tendências na gestão de contratos que você não pode ignorar em 2024

23/11/2023
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08/03/2024
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7 minutos

A gestão de contratos é uma atividade inerente a todas as empresas e demanda de vários setores, como o de compras, Jurídico e RH, por exemplo. A tecnologia já permite gerir contratos digitais com processos mais ágeis. Mas o que há novo no setor? Conheça as principais tendências na gestão de contratos para 2024.

Este artigo é resultado de uma curadoria das principais tendências na gestão de contratos para o próximo ano, com base em pesquisas, eventos e análise das estimativas e estudos conduzidos por empresas internacionais de Legal Tech.

Vamos falar de:

  • ESG e como a gestão de CLM impacta na governança das organizações;
  • Inteligência Artificial e como será usada na área de contratos;
  • Estratégias data-driving;
  • Plataformas em nuvem;
  • Gestão colaborativa; e, por fim
  • Legal design com foco em simplificar a experiência do usuário.

A maioria das tendências caminham para descentralizar a gestão contratual do setor Jurídico, dando mais autonomia a outras áreas que lidam com contratos e tornar as informações mais acessíveis.

Vamos lá!

1- Gestão colaborativa

Quase todas as áreas de uma empresa precisam lidar com contratos – isso fica especialmente claro nos setores Comercial, de Compras e no RH, por exemplo. Nesse contexto, a gestão colaborativa propõe que se mantenha a autonomia das áreas, sem perder a precisão e agilidade dos processos internos.

Por isso,em sua essência, essa tendência contratual indica a superação de dois modelos tradicionais de gerenciamento de contratos: a gestão centralizada e descentralizada. Veja só.

Centralizar a gestão em uma única pessoa pode trazer mais padronização aos processos mas, junto dela o ônus da lentidão na criação e processamento de minutas.

Enquanto a gestão descentralizada agiliza a elaboração, assinatura e gestão de minutas, contudo levanta o risco de perder a uniformização nos modelos de minutas e processos seguidos. O risco é de cada setor utilizar contratos diferentes e gerir a sua maneira, trazendo prejuízos a governança do negócio.

A gestão colaborativa expande estas duas possibilidades, pois permite uma gestão padronizada e processualizada, ao mesmo tempo que dá autonomia aos setores. A gestão dos contratos é centralizada em um espaço virtual e não na figura de um único gestor.

Por exemplo, com o uso de um Software para gestão de contratos há a possibilidade de uso de uma biblioteca de minutas padrões, automatizando e padronizando a criação de minutas. Ao mesmo tempo, toda a gestão pode seguir um processo automatizado, sem deixar de ser operacionalizada por vários usuários.

2- Armazenamento de contratos e plataformas de gestão em nuvem

Deixar o servidor local e usar a nuvem para armazenamento e gestão não é novidade, mas a tendência é de crescimento para 2024. Cada vez mais empresas que optam pelo uso de um sistema para gerir seus contratos usarão soluções em nuvem.

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Esta informação foi apontada por uma pesquisa de mercado, sobre as tendências em sistemas de gerenciamento de contratos, a Market Research Intellect . O estudo aponta, ainda, para um crescimento potencial dos softwares mobile friendly. A gestão será cada vez mais feita por celulares.

Servidores em nuvem são mais seguros pois evitam perda de informações importantes além de armazenarem e tratarem os dados em conformidade com a legislação. Ainda, facilitam o acesso aos contratos mesmo em trânsito, fora do escritório, de qualquer lugar desde que com acesso à internet.

A gestão dos contratos torna-se mais flexível, ágil e segura.

3- Gestão de contratos data-driving

Uma gestão voltada a dados é cada vez mais importante nas grandes empresas pois torna as decisões mais assertivas, evitando erros e economizando recursos. Na área de contratos não poderia ser diferente.

Os dados permitem calcular o SLA, entender quais as minutas mais usadas, onde acontecem os principais erros, qual etapa da gestão deve ser aprimorada, o que faz o tempo de análise de um documento reduzir ou subir, entre outros.

De acordo com a pesquisa Contracting for performance: unloking addicional value da McKinsey & Company, empresas que consideram análise de dados na gestão de contratos podem reduzir seus custos em até 15%, reduzir o SLA em até 50% e melhorar seu compliance em até 90%.

Ainda, a análise de dados ajuda a verificar riscos e identificar problemas antes que estes prejudiquem a organização.

Esta tendência aparece também no relatório da Market Research Intellect. Tal pesquisa aponta que será cada vez mais comum, nas plataformas de gestão de contratos (CLM), a integração com ferramentas de Data Analytics e Bussiness Inteligence, podendo ser por meio de sistemas externos ou nativos do Software.

O Projuris Contratos conta com uma dashboard personalizável, onde é possível criar visualização de indicadores com todos os dados coletados na plataforma. Tanto informações contratuais quanto próprias dos trâmites de gestão.

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4- Tecnologia sustentável: ESG na área de contratos

A consultoria de negócios Gartner aposta que até 2025 ao menos 50% das áreas de TI das empresas estarão preocupando-se com tecnologia sustentável, em cima dos pilares de ESG. Dessa forma, estima que os softwares de gestão de contratos irão acompanhar as mudanças, adequando-se ao ESG.

O “Environment”, pilar ambiental do ESG, já é realidade em toda gestão contratual digitalizada, uma vez que a adoção desse modelo reduz o uso de papel e tinta. A pesquisa Gerenciamento de Contratos nos Pequenos Negócios, conduzida por entidades como o Sebrae, em setembro de 2023, mostra que 76% das pequenas empresas reduziram o uso de contratos em papel nos últimos 3 anos;

Contudo, ao falar de tecnologia sustentável na gestão de contratos, o maior impacto é na governança pois, quanto mais completo o sistema, melhor armazena e trata as informações da empresa.

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A gestão de contratos digital permite rastrear toda ação tomada, melhora o compliance, padroniza processos e ajuda na análise de dados e coleta de indicadores. Todos estes aspectos impactam positivamente a governança.

A lida da gestão contratual tende a ser cada vez mais descentralizada e colaborativa, como você viu. Gestores de setores como o de compras e vendas criam minutas e gerenciam os contratos, para além do departamento jurídico da empresa.

A mudança no público gestor, agora mais diverso, junto da tendência de UX (user experience) que visa facilitar o entendimento do usuário ao interagir com um documento é o cenário propício ao crescimento do Legal Design.

No setor Jurídico, o Legal design torna os contratos mais acessíveis, fáceis de ler, comprender, e melhora a navegação pelos documentos. A diagramação baseada nos princípios do Legal Design usa blocos de destaques, grafismos e outros elementos que tornam os documentos mais visuais, facilitando a localização de informações tanto para os gestores quanto pelas demais partes.

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6- Uso da inteligência artificial na gestão de contratos

As IAs vêm somar nas automações da gestão de contratos já comuns nos softwares. Um exemplo de automação é o preenchimento automático de minutas padrão ou a guarda do documento após concluído o fluxo de assinaturas, sem a intervenção de nenhum usuário.

A novidade que tende a crescer no próximo ano é o uso da inteligência artificial na gestão. Integrada aos softwares, a empresa Legal Tech Zegal prevê que, a IA terá papel importante para identificar riscos e problemas dos contratos, gerar novas minutas e extrair dados dos contratos para análises.

Em breve a inteligência artificial irá atuar com um assistente digital, tornando o processo de gestão ainda mais simples. O Chat GPT integrado aos sistemas de contratos é capaz de analisar um contrato e sumarizá-lo, resumindo os pontos principais. Também escrever cláusulas e atuar nas análises de riscos.

Conclusão: a tecnologia é o futuro da gestão de contratos

Todas as tendências mapeadas apontam a tecnologia como potencializadora da gestão de contratos. As novas aplicações são capazes de dar mais autonomia aos gestores, criar processos colaborativos e que aprimoram a governança.

Para além disso, os gestores de contratos precisam manejar a rotina dos seus setores para acompanhar os pilares ESG e ainda, garantir um processo colaborativo. Além dos ganhos internos, empresas que usam tecnologias sustentáveis tem mais apelo ao público consumidor e são melhor avaliadas no mercado.

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